海外の取引先とメールでやり取りするとき、本文の書き方は調べても、件名まで意識している方は意外と少ないのではないでしょうか。
海外では、件名だけを見てその案件の優先順位を決めてしまう人も多く、件名の書き方ひとつで返信スピードが変わることがあります。
オットメールの件名っていつも本文と同じような内容を書いちゃうんだけど、それだと良くないの？
エリカ用件によって使い分けられる定番パターンがあるので、今日はそれを一緒に整理していきましょう。
- 確認・許可・催促・リマインドなど用件別の件名パターン
- よく見かける
Re:の本当の意味 - 件名でそのまま使えるその他の定番表現
件名は「短く・具体的に」が基本
オット件名を書くとき、まず何を意識すればいいの？
エリカ相手が件名だけを見ても、何についてのメールかがすぐ分かるようにすることです。
件名に商品番号や顧客ナンバー、日付などの具体的な情報を入れておくと、相手にとって内容を把握しやすい親切な件名になります。
初めての相手に送る件名の考え方は、初めての英語ビジネスメール、型と例文まとめで詳しく解説しているので、こちらもあわせて参考にしてください。
ここからは、すでにやり取りのある相手に送る、用件別の件名パターンを紹介します。
相手の注文・リクエストへの確認メールの件名
相手からの注文や依頼を受けたことを伝える件名には、Confirmation of ~（〜の確認）がよく使われます。
Confirmation of Your Booking - Booking No. 12345（ご予約の確定）Confirmation of Your Order - Customer No. XXXX（ご注文の確定）
このように、具体的な予約番号や顧客番号を件名に添えておくと、相手が自分の案件だとすぐに認識できます。
相手からの許可が欲しい場合の件名
相手にお願いごとをする場合はRequest for ~（〜のお願い）を使います。
Request for permission to enter the building（ビルへの入場許可願い）のように使います。
日本語の「リクエスト」よりも改まったニュアンスの単語なので、正式な依頼をする件名として自然に使えます。
相手からの返信を急いで欲しい場合の件名
オット急ぎで返事が欲しいときって、件名にどう表せばいいの？
エリカ【Urgent】を件名の最初に付けると、相手の目に留まりやすくなりますよ。
【Urgent】Payment: Unpaid Invoice: 123-456（【至急】未払い請求書）のように使います。
日本語の「至急」と同じ感覚で、本当に急ぎの案件のときだけ使うようにすると、相手にきちんと重要度が伝わります。
すでに連絡済みの内容をリマインドする場合の件名
重要な会議の前などに、確認済みの内容を念押ししたいときはReminder: ~を使います。
Reminder: Marketing Meeting on 17th February（リマインド：2月17日のマーケティングミーティングについて）のように件名に書きます。
Reminderはremind（思い出させる）から来ている単語で、日本語の「リマインドメール」とほぼ同じ感覚で使えます。
相手と情報をシェアしたい場合の件名
参考情報を共有したいときやメールを転送するときは、FYI: ~（For Your Informationの略）を使います。
FYI: Our New Building（参考までに：新しいビルに関して）のように、件名の頭に付けます。
返信を必須としない、共有だけが目的のメールだと伝わりやすくなる表現です。
よく見かける”Re:”は「返信」の略ではない
オット件名によく付いてる”Re:”って、Replyの略で「返信」って意味なんだよね？
エリカ実はそれ、よくある誤解なんです。Re:はラテン語のin re（〜について）に由来する単語で、Replyの略ではありません。
メールソフトが返信時に自動で件名の頭へRe:を付けるため「返信」の意味だと思われがちですが、もともとは「〜の件について」を意味する、ビジネス文書や法律文書に由来する表現です。
そのためRe: Term 4 schedule change（ターム4の時間割変更について）のように、返信ではない新規メールの件名にも、海外では普通に使われます。
返信メールでは、件名のRe:を消さずにそのまま残しておくのが基本のマナーです。
その他よく使われる件名の表現まとめ
ここまでのパターン以外にも、シーンごとによく使う件名の単語をまとめました。
Invoice（請求書）Quotation of ~（〜の見積り）Update on ~（〜の最新状況）Relocation（移転）Change of ~（〜の変更）Budget for ~（〜の予算）
必要に応じてコピーして使えるので、手元にメモしておくと件名を考える時間を短縮できます。
件名を書くときに避けたいNGパターン
オット逆に、件名でやってしまいがちな失敗もあるの？
エリカいくつかあります。良かれと思ってやってしまうものも多いので、一緒に確認しておきましょう。
件名をすべて大文字で書くと、怒っているような強い印象を与えてしまうので避けましょう。
HelloやHiとだけ書いて用件を書かない件名も、開封前に何のメールか判断できず、後回しにされやすくなります。
件名を空欄のまま送ってしまうと、スパムメールと誤解されて読まれない可能性もあるため、必ず一言でも用件を入れておきましょう。
まとめ｜件名は用件に合わせてパターンを使い分ける
英語ビジネスメールの件名は、確認・依頼・催促・リマインド・共有といった用件ごとに、使いやすい定番パターンが決まっています。
本文を書く前に、まずどの用件に当てはまるかを考えてから件名を組み立てると、スムーズに書けるようになります。
- 確認は
Confirmation of ~、依頼はRequest for ~ - 急ぎの返信が欲しいときは
【Urgent】を件名の先頭に - リマインドは
Reminder: ~、共有はFYI: ~ Re:はReplyの略ではなく、ラテン語由来で「〜について」を意味する- 返信メールでは件名の
Re:を消さずに残す
メール本文の書き方も含めて振り返りたい方は、ビジネス英語メールの書き方とすぐ使える定型フレーズまとめもあわせてご覧ください。
次にメールを書くときは、今日紹介したパターンを1つ選んで、そのまま件名に当てはめてみてください。
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