海外の取引先や担当者に初めて英文メールを送るとき、「書き出しは何て書く？」「自己紹介はどこまで必要？」と手が止まってしまいますよね。
実は、日本語のビジネスメールの常識をそのまま英語に直訳すると、かえって印象を悪くしてしまうことがあります。
オット海外の人に初めて英文メールを送るんだけど、どう書いたらいい？緊張する。
エリカ大丈夫。英文メールには決まった「型」があるので、ポイントを押さえれば誰でも好印象なメールが書けますよ。例文付きで解説しますね！
この記事では、現役の英語コーチである私が、初めての相手に送る英文ビジネスメールの型と、そのまま使える例文をまとめました。
- 初めての英文ビジネスメールの基本の「型」
- 件名・宛名・書き出し・結びのコピペで使える例文
- 日本人がやりがちなNG表現と直し方
初めての英語ビジネスメールは「型」を押さえれば書ける
オットまず何から考えればいい？
エリカ英文メールは「件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名」の6パーツ。この順番に埋めていくだけです。
英文ビジネスメールの基本構成
まずは全体像です。英文ビジネスメールは、次の6つのパーツで組み立てます。
| パーツ | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 短く具体的に。重要な単語を最初に置く |
| 宛名 | Dear＋名前が基本。名前は省略しない |
| 書き出し | 用件から端的に。長い自己紹介はしない |
| 本文 | 1通1用件で短くまとめる |
| 結び | 感謝や次のアクションをひとこと添える |
| 署名 | フルネーム・役職・会社名・連絡先を書く |
日本語メールとの大きな違い
日本語では冒頭で「〇〇社の△△です」と名乗るのがマナーですが、英語のメールでは名乗りは最後の署名で行うのが基本です。
また、「申し訳ございませんが」「恐縮ですが」のような控えめな表現をそのまま英語にすると、自信がない印象を与えてしまうことがあります。
謝るより感謝を伝える。これが英文メールの基本姿勢です。
相手の時間を無駄にしないことも重視されるので、できるだけ短く端的に書きましょう。
エリカ日本語の丁寧さをそのまま直訳しないことが、実はいちばんのポイントなんです。
好印象を与える英語メールの件名の書き方と例文
オット件名ってそんなに大事？
エリカとても大事です。件名次第で、読まれずに削除されてしまうことすらありますよ。
件名は「短く・具体的に・重要な単語を最初に」
件名だけを見て、メールを開くかどうかを判断する人は多いものです。
スマホの受信箱では表示される文字数がパソコンより短いため、件名は6〜8単語程度に収めるのが目安です。
相手がどの端末で読んでも用件が伝わるように、いちばん重要な単語を最初に置きましょう。
また、HelloやNice to meet youなどの挨拶は本文に書けるので、件名には入れません。
初めての相手に使える件名の例文
Reaching out via Kenta Tanaka
（田中健太さんの紹介でご連絡しました）
共通の知人がいる場合は、件名に入れられます。名前を出してよいか、必ず本人に確認しましょう。
Request to talk about ~
（〜についてお話ししたいのですが）
直接的な書き方ですが、曖昧な件名より広告メールと間違われにくくなります。
Looking to exchange ideas with ~
（〜との意見交換について）
相手と何かをしたいときに使えるLooking to ~が入っています。
Job Application, Erika Smith Applying for Manager Position
（求人応募：エリカ・スミス、マネージャー職に応募します）
用件別に使える件名の例文
Meeting Date Changed：ミーティング日の変更Quick Question about Your Presentation：プレゼンについてのちょっとした質問Suggestions for the Proposal：企画案への提案Invitation to the Annual Halloween Party：ハロウィンパーティーへの招待Confirmation of Appointment：アポイントメントの確認
エリカ紹介経由ならReferred by Erikaのように、紹介者の名前を件名に入れるのも効果的です。
英語ビジネスメールの宛名の書き方と例文
宛名は相手との関係性で書き分けます。日本語と違い、肩書きは基本的に入れません。
相手の名前が分かっている場合
名前は省略せずに書きます。
Dear Erika Johnson,Dear Professor Johnson,：教授など、役職を含める場合もありますDear Mr. Johnson,／Dear Ms. Johnson,Dear Hiring Manager,：採用担当者様
複数の相手・チームに送る場合
Dear Co-workers,（同僚の皆さんへ）Dear Colleagues,（同僚の皆さんへ）Dear Hiring Committee,（採用委員会の皆様へ）
カジュアルな書き方が許される相手なら、Hello all／Hi everyone／Hi teamのようにチーム全体へ呼びかけることもできます。
相手の名前が分からない場合
To Whom It May Concern：「ご担当者様へ」という意味の定型表現。相手の名前や担当者が分からない場合に使います。
Sir／Madamという呼びかけは古めかしい響きがあるので、名前が分かる場合は必ず名前を書きましょう。
初めましての書き出し・自己紹介の英語例文
オット本文の最初で名乗らなくていいの？
エリカはい。名乗りや自己紹介は最小限にして、まず用件から入るのが英語流です。
書き出しの基本
対面の自己紹介と違って、メールでは「どれだけすっきりと簡潔に用件を伝えるか」が重視されます。
△ I am sending this email for the first time.
（はじめてメールをさせていただきます）
△ I'd like to introduce myself.
（自己紹介させてください）
どちらも、相手が読めば分かることなので不要な一文です。
◎ I am writing in reference to ~
（〜に関してメールを書かせていただきました）
◎ My name is Erika Tanaka, and I am the owner of ERK English.
（ERK Englishのオーナーの田中えりかと申します）
名乗る場合も、所属・役職・連絡した理由を1〜2文にまとめて、端的に目的を伝えましょう。
紹介を受けて連絡する場合の例文
共通の知り合いがいる場合は、必ず活用しましょう。全くの他人からのメールではなくなるので、読んでもらいやすくなります。
△ I was introduced to you by Mr. Tanaka of ERK English.
（ERK Englishの田中氏からご紹介いただきました）
◎ Mr. Tanaka suggested I contact you.
（田中氏から連絡を取るよう勧めていただきました）
エリカbe introducedのような受動態は回りくどく響くので、できるだけ能動態で書くのがおすすめです。
△ I am emailing you on behalf of Mr. Kikuchi of our company.
（弊社の菊池の代わりにメールを送っています）
◎ I am writing to request further information about your project on behalf of Mr. Kikuchi of our company.
（御社のプロジェクトについて詳しい情報をいただくため、弊社の菊池に代わってご連絡しています）
◎の文のように「誰の代わりに・何のために」まで1文に収めると、無駄なく用件が伝わります。
名前と合わせて自分を思い出してもらう例文
署名の名前だけでは相手が分からないだろうという場合は、少しの説明とともに自分の名前を書きます。
My name is Erika Smith. We met at the LA Conference last March and discussed ways my company could help you.
（エリカ・スミスと申します。3月にLAカンファレンスでお会いして、弊社がお手伝いできることについてお話しいたしました）
My name is Erika Smith. Mr. Kikuchi referred me to you.
（エリカ・スミスと申します。菊池さんからご紹介いただきました）
担当者変更のお知らせの例文
My name is Erika Smith, and I am going to be the new manager for ERK English School.
（ERK Englishスクールの新しいマネージャーになるエリカ・スミスと申します）
Erika Smith will be leaving her position on October 4.
（エリカ・スミスは10月4日をもちまして役職から離れることになりました）
後任・代理を伝えるときは、fill in for ~（短い期間代わりを務める）、stand in for ~（その時だけ代役を務める）、take over（引き継いでそのポジションに就く）を使い分けます。
Erika Kikuchi will be filling in as the Director of Advertisement.
（エリカ・キクチが広告部長の代わりを務めます）
The new manager took over in June.
（6月に新しいマネージャーが引き継ぎました）
感謝から始める場合の例文
◎ Thank you for your purchase from ERK English.
（ERK Englishからご購入いただきありがとうございます）
◎ We truly appreciate your business, and we are so grateful for the trust you have placed in us.
（お買い上げくださり本当にありがとうございます。私達を信頼してくださりとても感謝しています）
顧客への一斉送信などで使われる表現なので、個人的な関係がある相手には、より具体的な感謝の言葉を書きましょう。
結び・署名の英語例文
締めくくりは「結びの一文」「結辞」「署名」の3点セットで覚えましょう。
結びの一文の例文
Thank you for taking the time to review my resume. I look forward to hearing from you.
（履歴書をご覧いただきありがとうございます。お返事をお待ちしております）：求人応募のとき
I appreciate your input on this matter.
（この件に関するご意見に感謝します）
I will contact you next week with more details.
（来週、詳細とともにご連絡いたします）
Please let me know if I can be of any more assistance.
（他にお手伝いできることがあればお知らせください）：「また何かありましたらご連絡ください」にあたる表現
結辞（結びの言葉）
結辞はSincerely,／Best wishes,／Regards,などが一般的によく使われます。
Take care：親切に見えて「何かが起きそう」な含みを感じさせることがあり、よく知らない相手には不向きYours truly：相手をよく知らない場合は書かないほうが無難Respectfully：政府文書などでなければフォーマルすぎる印象
署名には必ずフルネームを入れる
英語のメールでは、最初ではなく最後に自分の名前を入れるのが通例です。
フルネーム・役職・会社名・連絡先を署名として書きます。
Erika SmithMarketing Director, ERK English111-222-3333
『部署』はdepartment、『事業部』はdivisionと訳されることが多いですが、組織の英語表記は会社によって異なります。
また、イギリスには最高経営責任者にあたる役職をmanaging directorと呼ぶ会社もあります。
メールアドレスも、名前や会社名を含んだきちんとしたものを使いましょう。プライベート感の強いアドレスはビジネスでは避けてください。
エリカ署名で最も重要なのは、フルネーム・役職・会社名・連絡先の4つです。
初めての英語ビジネスメールでやってはいけないNG集
オット逆に、やってはいけないことは？
エリカ日本人がやりがちなNGを5つにまとめました。どれも「良かれと思って」やってしまうものばかりです。
ユーモアや皮肉を入れる
ちょっとした笑いのつもりの一言が、もめ事の火種になってしまうことはよくあります。
笑いは文化や状況によって変わるので、外国語でのやり取りでは特に難易度が高くなります。
日本では慣用句のような軽口でも、相手を不快にさせてしまう場合があります。相手を本当によく知っていない限り避けてくださいね。
曖昧な言葉・ネガティブな言葉を使う
try／think／sorry／maybe／probablyのような曖昧な言葉は、自信がない・仕事を把握していない印象を与えてしまいます。
△ I think we should check this.（これをチェックしたほうがいいと思うんですが）
◎ Let's check this.（これをチェックしましょう）
△ I am sorry I will be late.（すみません、遅れます）
◎ I will not be able to make it on time. Could you get the copy of the brochure?（時間に間に合いそうにありません。パンフレットを取っておいていただけますか？）
△ If it is OK with you, please …（もしよろしければ、どうぞ…）
◎ Would it be possible to ~?（〜をしていただけますか？）
できない場合はできない理由を添えて、謝る代わりに相手の都合を確認する。前向きな文章を心がけてください。
すべて大文字で書く
重要なことでも、すべて大文字で書くと怒っているように見えます。
HELLO?と書くと「もしもし！？そこにいるの！？」と怒鳴っているようなニュアンスになってしまいます。
カジュアルすぎ・フォーマルすぎ
Heyのような呼びかけやスラング、I'll／I'mなどの省略形は、ビジネスメールでは避けるのが基本です。
一方で、フォーマルであるほど良いというわけでもありません。テンプレート集には弁護士や政治家が使うような堅すぎるフレーズが含まれていることがあり、関係性に合わないと逆に伝わりにくくなります。
エリカ迷ったら「簡潔・丁寧・ポジティブ」。この3つを満たしていれば大きく外しません。
送信前に読み返さない
自分では簡潔なつもりの文章が、相手には投げやりで怒っているように見えることもあります。
送信前にもう一度読み返すだけで、大きな誤解を避けられます。文法間違い・スペルミス・絵文字が入っていないかも最終チェックしましょう。
まとめ
オット最後に今日のまとめをお願い！
エリカ型に沿って、簡潔に、ポジティブに。この記事の要点をまとめますね。
- 英文メールは「件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名」の型で書く
- 名乗りは冒頭ではなく、最後の署名で行う
- 件名は短く具体的に。重要な単語を最初に置く
- 曖昧・ネガティブな表現を避け、謝罪より感謝を伝える
- 送信前に必ず読み返し、文法・スペルをチェックする
英語のメールには、英語のマナーとルールがあります。
日本で正しいやり方をそのまま直訳するのではなく、相手の文化に合わせて書くことが、初めましてのメールを成功させる近道です。
今回ご紹介した例文はそのまま使えるものばかりなので、ぜひ参考にしながら、自信を持って送ってくださいね。
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