英語メール署名の正しい書き方｜項目の順番と住所表記のテンプレート

英語のビジネスメールを書くとき、本文の書き方は調べても、末尾の署名欄まで意識している方は意外と少ないのではないでしょうか。

実は英語の署名欄には、日本語とは違う独自の型があります。

英語の署名欄に入れる項目と順番

英語のビジネスメールの署名欄は、一般的に次の順番で書きます。

名前と役職を最初に置き、会社の連絡先情報をその後に続けるのが基本の形です。

会社によっては、この項目にロゴ画像を先頭に入れたり、フォントや色を会社のブランドカラーに合わせたりする署名もよく見かけます。

日本語と逆になる英語住所の書き方

日本語の住所は「都道府県→市区町村→番地→建物名→部屋番号」という大きい単位から小さい単位への順番で書きます。

英語の住所ではこれが逆になり、「部屋番号・建物名→番地・町名→市区町村→都道府県→郵便番号→国名」という小さい単位から大きい単位への順番になります。

例えば「123-456 東京都渋谷区渋谷5-6 渋谷アパート123号室」という日本語の住所は、英語では次のように書きます。

部屋番号はUnitやRoomで表すことが多く、郵便番号は都道府県名の後ろに続けて書きます。

この「小さい単位から大きい単位へ」という感覚さえつかんでおけば、自分の住所を当てはめるだけで英語の住所を作れます。

そのまま使える署名のテンプレート

実際の英語の署名欄は、次のようなイメージになります。

この項目の順番と体裁をそのまま使って、自分の名前や情報に置き換えれば、署名の骨組みは完成です。

電話番号は国番号をつけると海外からもかけやすい

海外の相手とやり取りする署名では、電話番号の先頭に国番号を添えておくと親切です。

日本の電話番号であれば国番号は+81で、市外局番などの先頭の0は取って書きます。

例えば03-1234-5678という番号であれば、TEL: +81-3-1234-5678のように書き換えます。

署名は長くなりすぎないよう項目を絞る

会社のロゴや資格、SNSリンクなど、入れたい情報が増えるほど署名は長くなりがちです。

ですが署名が長すぎると、本文よりも署名のほうが目立ってしまい、かえって読みにくくなります。

基本の7項目を軸にしつつ、本当に必要な情報だけに絞ることを意識しましょう。

署名を毎回書かずに済む自動挿入設定

Gmailであれば「設定」の「全般」タブに、Outlookであれば「メッセージ」タブの「署名」に、それぞれ署名を登録する項目があります。

一度テンプレートを登録しておけば、新規メールや返信のたびに自動で署名が挿入されるようになります。

設定画面の項目名や場所はメールソフトのバージョンによって変わることがあるので、実際の設定手順はお使いのメールソフトのヘルプページで確認してみてください。

やり取りが続く相手には署名を省略してもよい

初めてのメールや、久しぶりに連絡する相手には、フルの署名で会社名や連絡先をしっかり伝えるべきです。

一方で、同じスレッドで何度もやり取りしている相手に毎回フルの署名をつけると、かえって本文が読みにくくなってしまいます。

そうした場合はBest,
Erikaのように、結びの言葉と名前だけのシンプルな形にして問題ありません。

まとめ

署名は名刺代わりとも言われる、ビジネスメールの大事な要素です。

一度きちんとした形で作っておけば、あとは自動挿入に任せるだけなので、最初にしっかり整えておきましょう。

今回紹介したテンプレートを参考に、ぜひ自分だけの署名を作ってみてくださいね。

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