ビジネスでのお断りは、日本語でもどう書けばいいか悩んでしまうもの。文化の違う英語圏が相手だとなおさらですよね。
「失礼なことは言いたくないけれど、はっきり断らないと伝わらない」。そのバランスに迷う方はとても多いです。
オット断るときって日本語でも難しいよね。失礼はしたくないしなぁ。
エリカ大丈夫です。気持ちが伝わるお断りの例文を、シーン別にまとめました。そのまま使ってくださいね。
- 定番の「今回はお断りさせていただきます」の英語表現
- 誘い・提案・納期変更・採用など、シーン別のお断りメール例文
- 仕事のオファーや面接を自分から辞退するときの例文
ビジネス英語のお断りメールは「クッション言葉」が決め手
オット英語で丁寧に断るコツってあるの？
エリカ「残念ながら」にあたるクッション言葉を文頭に置くこと。これだけで印象が大きく変わります。
「今回はお断りさせていただきます」は英語で？
メールで断りを入れるときにI refuse your offer.（お断りします）と書くと、強い拒絶の印象を与えてしまいます。
拒絶ではなく「残念ながらお受けできない」と伝わるように、次の表現を使いましょう。
Unfortunately, I cannot accept your offer.
I am afraid I will not be accepting your offer.
I regret to let you know that I am unable to accept your offer.
文頭のUnfortunately／I am afraid／I regret to let you knowは、いずれも「残念ながら・あいにく」という意味のクッション言葉です。
お断りのフレーズを、より丁寧にやわらげてくれます。
お断りメールで押さえておきたい基本ルール
会社など特定のグループを代表して断る場合は、主語のIをweに代えて使ってください。
また、ビジネス英文メールではI'mなどの省略形は使用しないのが基本です。
エリカ「感謝→残念ながらお受けできない→可能なら代替案」の順で書くと、断っても角が立ちにくいですよ。
誘い・訪問・提案を断る英語メール例文
誘い・訪問の依頼を断る例文
様々なリクエストや依頼が来ても、すべてに応えることはできません。そんなときに使えるお断りの例文です。
Unfortunately, I will be in Europe in May, and I will not be able to see you.
（残念ながら5月はヨーロッパにいるので、お会いできません）
「都合が悪く訪問の依頼を断るものの、日程を変更できれば招待したい」という場合のメール全文はこちらです。
Dear Mr. Smith,Thank you for your email. Unfortunately, I will be in Europe in May, so I will not be able to see you.However, if you are available in April or June, I will be delighted to arrange a visit.Sincerely,Erika Kikuchi
スミス様
メールをいただきありがとうございます。残念ながら5月はヨーロッパにいるので、お会いすることはできません。しかしながら、もし4月か6月のご都合がよろしければ、喜んで訪問をお受けします。
敬具
Erika Kikuchi
エリカ断ったあとにHowever, ~で代替案を添えるのが、関係を壊さないお断りのコツです。
提案・企画を断る例文
We are sorry to have to turn down your proposal.
（大変心苦しいですが、ご提案はお断りします）
Unfortunately, we are unable to accept your proposal at this time.
（残念ですが、今回はご提案をお受けすることはできません）
締めには、次の一文を添えると前向きな印象で終われます。
We wish you the best and we hope to work with you in the future.
（またの機会にご一緒できればと存じます）
「社内で検討した結果、今回は見送ります」の英語表現
「社内で検討した結果」は、次のように表現します。
after a great deal of consideration internallyafter due consideration within the company
「社内で」はinternallyやwithin the companyといいます。ただし、この部分はなくても問題ありません。
「見送る」は、対象によって次のように書き分けます。
今回は採用を見送りますWe have decided to move forward with another candidate.
Aさんの昇進を見送りますWe have decided to pass Mr. A over for promotion.
スケジュール・納期変更の依頼を断る英語メール例文
オット納期を延ばしてほしいと言われたときは？
エリカ相手の状況に理解を示しつつ、受けられない理由をはっきり伝えるのがポイントです。
We cannot accept your request to extend the due date.
（ご依頼の納期延長はお受けできません）
Unfortunately, we cannot shorten the deadline for delivery.
（残念ながら、納期短縮はできません）：逆に「納品を早めてほしい」と言われた場合
「納期延長の依頼を断る」メール全文の例はこちらです。
Dear Mr. Smith,We are sorry that we cannot accept your request to extend the due date.We understand your situation, but we need you to deliver △△ by ○○ for our customers.Thank you for your understanding and cooperation.Sincerely,Taro Yamada
スミス様
納期延長の依頼ですが、残念ながら現状ではお受けできません。そちらの状況はお察ししますが、弊社としてもお客様のために△△を○月○日までに納品していただきたいです。
ご理解とご協力に感謝します。
敬具
山田太郎
求人・採用に関する「お断り」英語メール例文
求人への応募を断る例文
We regret to inform you that there are no openings in our firm at this time.
（残念ながら、今現在、弊社に欠員はないことをお知らせします）：新しく雇う予定がない場合
I am sorry to inform you that we have filled the position of Sales Manager for which you applied.
（大変申し訳ありませんが、ご応募いただいた営業マネージャーのポジションは埋まってしまいました）：求人がすでに埋まっている場合
不採用を通知する例文
面接のあとに不採用を伝える場合は、次のように書きます。
We regret to inform you that we are unable to put you on the final candidate list.
（残念ですが、あなたを最終候補リストに残すことができませんでした）
Dear Mr. Smith,Thank you for taking our recruitment exams the other day.Unfortunately, we had a lot of applicants. We regret to inform you that we are unable to put you on the final candidate list.Thank you for your understanding.Sincerely,Taro Yamada
スミス様
先日は弊社の採用試験をお受けいただきありがとうございました。多数の方にご応募をいただき、残念ながら不採用とさせていただきました。どうぞご了承くださいませ。
敬具
山田太郎
自分が辞退する側の英語メール例文
オット逆に、自分がオファーを断りたいときはどう書くの？
エリカ「熟考した結果」を添えて、真剣に検討したうえでの辞退だと伝えるのが誠実です。
仕事のオファーを断る例文
After careful consideration, I will have to decline this role/job offer as ~.
（熟考した結果、〜の理由で役職／仕事のオファーはお断りさせていただきます）
After much deliberation, I will not be accepting the job offer, as it is unfortunately not the right fit for my career goals at this time.
（熟考の結果、残念ながら現時点の私のキャリアゴールに合わないと考え、オファーはお受けできません）
面接を辞退する・返事を待ってもらう例文
あるポジションに応募していたものの、他の仕事で採用が決まったので面接を辞退したいときの例文です。
I have been offered and have accepted a position at ERK ENGLISH Inc., and thus I would like to cancel my interview.
（ERK ENGLISH社に採用されたので、面接を辞退させていただきたいです）
採用通知を受けたけれど、返事を待ってほしいときは次のように書きます。
I would be grateful if you allow me to delay my decision for two weeks in order to properly consider your offer.
（オファーをじっくり検討したいので、お返事を2週間ほど待っていただければ幸いです）
お断りメールの文末につける英語表現
申し出を断るときは、最後に理解を求める一文を添えると、印象がやわらぎます。
Thank you for understanding.
（ご理解に感謝します）
Please accept my regrets.
（悪しからず、ご了承ください）
My apologies for any inconvenience.
（ご迷惑をおかけして申し訳ありません）
まとめ
オットこれで断りメールも怖くないかも。最後にまとめをお願い！
エリカはい！お断りメールの要点を整理しますね。
I refuseは拒絶の印象。Unfortunately, I cannot accept ~で丁寧に断る- 文頭に「残念ながら」のクッション言葉を置く
- 「感謝→お断り→代替案」の流れで角を立てない
- 会社を代表して断るときは主語を
weにする - 文末に
Thank you for understanding.など理解を求める一文を添える
お断りメールは、日本語でも英語でも緊張するものです。
顔が見えない分、失礼のない文章が求められます。相手の気持ちに立って誠実に伝えるのがいちばんです。
今回ご紹介した例文はそのまま使えるので、ぜひ活用してくださいね。
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