英語の電話対応は、表情や身振りが見えない分、直接会って話すとき以上に身構えてしまう方が多いのではないでしょうか。
聞き取れなかった一言をそのまま流してしまい、あとで内容があやふやになってしまった経験がある方も多いはずです。
この記事では、現役の個人英語コーチである私が、ビジネスシーンの電話対応でそのまま使えるフレーズを場面別にまとめて紹介します。
オット電話だと表情が見えない分、身構えちゃうんだよね。
エリカ使う場面ごとにフレーズを覚えておくと、それだけで気持ちがラクになりますよ。
- 電話の最初に名乗るときの基本フレーズ
- 担当者に取り次ぐときの言い方
- 担当者が不在のときの対応フレーズ
- 聞き取れなかったときの聞き返し方
電話の最初に名乗るときの基本フレーズ
オット電話を取ったとき、最初になんて言えばいいの？
エリカまずは会社名と自分の名前をセットで伝えるのが基本です。
英語で電話を受けるときは、まず会社名と自分の名前を名乗るのが基本です。
Hello, this is Timmy speaking from ABC Trading. How can I help you?
（もしもし、ABCトレーディングのティミーです。どのようなご用件でしょうか。）
Hiはややカジュアルな響きになるため、ビジネスの電話ではHelloを使うのが基本です。
午前中ならGood morning、午後ならGood afternoonのように、時間帯にあわせて挨拶を変えると、より丁寧な印象になります。
自分から電話をかけるとき
自分から電話をかける場合も、まず名乗ってから用件を伝えます。
Hello, this is Timmy from ABC Trading. I'm calling to ask about your latest price list.
（もしもし、ABCトレーディングのティミーです。貴社の最新の価格表について伺いたく、お電話しました。）
取り次いでほしい相手がいる場合は、名乗った後に次のように伝えましょう。
May I speak to Mr. Lee, please?
（リーさんはいらっしゃいますか。）
最初にきちんと名乗ることで、多少発音に自信がなくても、相手が耳を傾けてくれやすくなります。
電話を担当者に取り次ぐときのフレーズ
エリカ電話を受けた後、担当者に取り次ぐときのフレーズも見ていきましょう。
オット「少々お待ちください」って、なんて言えばいいんだろう。
電話を担当者につなぐときは、次のようなフレーズが使えます。
I'll put you through to the sales team.（セールスチームにおつなぎします）I'll transfer you to Ms. Timmy.（ティミーにおつなぎします）One moment, please.（少々お待ちください）
put you throughは電話を取り次ぐときによく使われる言い方で、transferも同じ意味で使われます。
取り次ぐ相手の名前を添えて伝えると、相手も次に誰と話すのかが分かり、安心して待つことができます。
担当者が不在のときの対応フレーズ
オット相手が不在のときは、どう説明すればいいの？
エリカ状況を伝えるフレーズと、次の行動を確認するフレーズをセットで使うと親切です。
担当者が不在のときは、まず状況を簡潔に伝えます。
I'm afraid he's out of the office today.（あいにく本日は外出しております）I'm afraid she's in a meeting at the moment.（あいにくただいま会議中です）I'm sorry, but he's on another line right now.（申し訳ございません、ただいま他の電話に出ております）
状況を伝えた後は、相手に選択肢を示すフレーズを続けましょう。
Would you like to leave a message?（ご伝言はございますか）Would you like him to call you back?（折り返しのお電話をご希望されますか）He should be back within the hour.（1時間以内に戻る予定です）
状況の説明だけで終わらせず、次にどうするかを一緒に伝えると、相手も安心して電話を終えられます。
クッション言葉やお願いの表現をあわせて整理したい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
ビジネス英語と日常英語の違いは？丁寧な依頼表現とNGフレーズを現役コーチが解説
聞き取れなかったとき・確認したいときのフレーズ
エリカ電話は声だけが頼りなので、聞き返す表現も一緒に覚えておきましょう。
オット相手の名前や電話番号を聞き間違えたら困るもんね。
名前や電話番号など、間違えられない情報は、必ず復唱して確認します。
Could I just double check that?
（念のため確認してもよろしいでしょうか。）
聞き取れなかったときは、遠慮せずに聞き返すフレーズを使いましょう。
Could you speak a little more slowly, please?（もう少しゆっくり話していただけますか）Could you speak a little louder, please?（もう少し大きな声で話していただけますか）Could you spell that for me, please?（スペルを教えていただけますか）
聞き返すことは失礼にはあたらず、正確に情報を伝えるためのマナーの一つです。
まとめ
オット最後に、今日の内容をまとめてもらえる？
エリカはい、整理しますね。
- 電話の最初は会社名と名前をセットで名乗る
- 取り次ぐときは
put you throughやtransferを使う - 不在を伝えた後は、伝言や折り返しの希望を確認する
- 聞き取れないときは
Could you ~?で遠慮なく聞き返す
英語での電話対応は、使うフレーズのパターンが実はそれほど多くありません。
今回紹介した言い回しを一通り覚えておけば、いざというときも落ち着いて対応できるはずです。
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