ビジネス英語メールの書き方とすぐ使える定型フレーズまとめ

英語でビジネスメールを書くとき、書き出しをどうすればいいか迷ったことはありませんか？

日本語のメールのように、時候の挨拶やお決まりの前置きから入ると、かえって不自然になってしまうことがあります。

この記事では、現役の個人英語コーチであるERIKAが、英語ビジネスメールの基本的な書き方と、すぐに使える定型フレーズを紹介します。

英語のビジネスメールは前置きなしで用件から入るのが基本

初めての相手には簡単な自己紹介を添える

初めてメールを送る相手に対しては、簡単な自己紹介を添える必要があります。

My name is Timmy, I am a Marketing Manager at English Hacker college in Sydney.
（シドニーにあるイングリッシュハッカーカレッジのマーケティングマネージャー、ティミーです。）

このように名乗った後、すぐに用件を続けて問題ありません。

I am writing this to seek information about your new products.
（貴社の新しい商品に関する情報が欲しくてメールしました。）

やり取りのある相手にはいきなり用件を書いてよい

何度もやり取りしている相手に対しては、Hi Alex,やDear Balint,などの後に、いきなり用件を書いていきます。

Please send the new brochures to our office by the end of this week.
（新しいカタログを今週末までにオフィスに送ってください。）

相手にアクションを希望する場合は、どのような回答が欲しいのかをはっきりと明記するのがポイントです。

「お疲れ様です」「お世話になります」にあたる枕ことばが少ないのが、英語メールの大きな特徴といえます。

件名も本文と同じくらいシンプルに

本文だけでなく、件名（Subject）もできるだけ簡潔にまとめることが大切です。

Meeting Schedule for Next Weekのように、内容がひと目でわかる件名にすると、相手に読んでもらいやすくなります。

返信メールではRe:を残したまま、件名は変更しないのが基本です。

シンプルながらも一言添えたいときに使えるフレーズ

宛名の後に何か一言添えたいときは、以下のようなフレーズが使いやすくおすすめです。

いずれも短い一文で、堅苦しくなりすぎずに気遣いを伝えられるフレーズです。

ただし、こうした一言を添える場合でも、重要なのはいかに簡潔にわかりやすく用件を伝えられるかという点です。

覚えておくと役立つ、シチュエーション別の定番フレーズ

自己紹介・経緯を伝えるフレーズ

Please let me introduce myself first. My name is Timmy ~
（まずは自己紹介をさせてください。私の名前はTimmyです。）

I've got your contact details from my colleague, Alex.
（あなたの連絡先を同僚のアレックスから受け取りました。）

I am writing this to follow up our request that was sent to you last Friday.
（先週金曜日にお送りしたお願いについて、フォローアップさせていただきたくメールしました。）

依頼・報告のフレーズ

Please find attached the document.
（添付ファイルをご確認ください。）

I am pleased to inform you that your request has been approved.
（ご依頼いただいた件が承認されたことをご報告させていただきます。）

I regret to inform you that your application was not successful this time.
（残念ながら、今回はお申し込みが承認されなかったことをご報告させていただきます。）

お詫び・確認をお願いするフレーズ

I apologize for the delay in my response.
（返信が遅くなり申し訳ございません。）

Could you please confirm the details by tomorrow?
（明日までに詳細をご確認いただけますでしょうか。）

依頼のフレーズはCould you please ~?の形にすると、丁寧さを保ちながら簡潔にお願いを伝えられます。

英語メールの締めくくりで使える定番フレーズ

I am looking forward to hearing from you soon.
（お早めのお返事をお待ちしております。）

やんわりと早めの返信を促したいときに使うと効果的なフレーズです。

Thank you very much for your understanding.
（ご理解いただきありがとうございます。）

If you need any further information, please feel free to contact me.
（さらに情報が必要な場合は、いつでもお気軽にご連絡ください。）

この2つは、ビジネスメールの締めくくりとして特によく使われる決まり文句です。

最後の結びの言葉にはKind regards,やWarm regards,がよく使われます。

Sincerely,やSincerely yours,も間違いではありませんが、よりかしこまった印象を与えたい場面向けの表現です。

まとめ

最後に、この記事で紹介した英語ビジネスメールの書き方のポイントを整理します。

英語のビジネスメールは、日本語のメールとは前提となる感覚が異なるからこそ、型を知っているだけで一気に書きやすくなります。

今回紹介したフレーズをテンプレートとして手元に置き、実際のメール作成でぜひ活用してみてください。

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