これで時間短縮!ビジネス英語メールの書き方と定型フレーズまとめ

  • ライティング

ビジネスシーンで英語を使ってメールを出さなければいけない時、いざ書こうとすると、どういう書き出しで始めたらいいのか戸惑ってしまうことってありませんか?

日本のように挨拶から始まる丁寧なメールとは違い、英語では簡潔にわかりやすく用件を伝えるのがポイントです。今回は、英語でのビジネスメールの書き出し方についてご紹介します!

ビジネス英語メールの書き方と定型フレーズまとめ

英語のメールでは、いきなり用件から入るのが普通

日本ではメールを書く際、必ず最初に「平素より大変お世話になっております。」といった挨拶を入れるのがお決まりのパターンとなっています。しかし、英語のメールでは、社交辞令や季節の挨拶などは必要なく、いきなり用件から入るのが普通です。

英語でのメールは出来るだけシンプルに!が鉄則

英語でのメールはシンプルにわかりやすく! が基本です。初めてメールを出す相手に対しては、簡単な自己紹介を添える必要がありますが、何度もやり取りしている相手に対しては、Hi Alex, Dear Balintなどの後に、いきなり用件を書いていきます。

Dear Betty,

My name is Timmy, I am a Marketing Manager at English Hacker college in Sydney.
(シドニーにあるイングリッシュハッカーカレッジのマーケティングマネージャー、ティミーです。)

という具合にスタートし、この後すぐに用件を持ってきて大丈夫です。

I am writing this to seek information about your new products.
(あなたの会社の新しい商品に関する情報が欲しくてメールしました。)

また、本文ではメールを送っている理由を明確にしましょう。

Please send the new brochures to our office by the end of this week.
(新しいカタログを今週末までにオフィスに送ってください。)

相手にアクションを希望する場合は、どのような回答が欲しいのかを分かりやすくはっきりと明記するのがポイントです。

大事なポイントは日本語でのメールと同じですが、「お疲れ様です」「お世話になります」などの枕ことばが少ないのが英語メールの特徴ですね。

シンプルながらも一言添えたい時に使えるフレーズ

やはり日本人気質なのか、どうしても宛名の後に何か一言添えたい! という場合は、以下のようなフレーズがおススメです。

  • It’s been a while.(お久しぶりです。)
  • Hope this email finds you well.(お元気でお過ごしのことと存じます。)
  • Hope everything is going well there. (全て順調であることと存じます。)
  • Thank you for your continuous support for us. (いつも変わらずサポートしてくれてありがとう)

私は最後のフレーズを良く使うのですが、それでも結局重要なのは、いかに簡潔にわかりやすく用件を伝えられるメールになっているか、です。

覚えておくと役に立つ、シチュエーション別定番フレーズ

メールを書くシチュエーションごとに、覚えておくと便利なフレーズも合わせてご紹介しておきます。

【初めてメールを送る相手に対して自己紹介をする】

Please let me introduce myself first. My name is Timmy ~ (まずは自己紹介をさせてください。私の名前はTimmy~)

I've got your contact details from my colleague, Alex. (あなたの連絡先を同僚のアレックスから受け取りました。)

【フォローアップのためのメールを送る】

I am writing this to follow up our request that sent to you last Friday. (先週の金曜日に送ったお願いについて、フォローアップさせていただきたくメールしました。)

As per our conversation on the phone, I am going to send your our price list.(先ほど電話で話した通り、料金表をお送りします。)

【添付ファイルを送る】

Please find attached the document. (添付ファイルをご確認ください。)

【良いニュースを伝える】

I am pleased to inform you that your request has been approved. (あなたのリクエストが承認されたことをご報告させていただきます。)

【悪いニュースを伝える】

I regret to inform you that your application was not successful this time. (残念ながらお申し込みが許可されなかったことをご報告させていただきます。)

英語メール、締めのお決まりフレーズはこちら

英語ではメールの書き出しにはあまり注意を払わない代わりに、最後の締めの部分では、定番のフレーズが頻繁に出てきます。

I am looking forward to hearing from you soon. (素早いお返事をお待ちしています。)

やんわりと 「早く返事が欲しい!」と相手にアピールしたい時に使うと◎。

Thank you very much for your understanding.(ご理解いただきありがとうございます。)

If you need any further information, please feel free to contact me. (もしさらに情報が必要な場合は、いつでもお気軽にご連絡ください。)

ビジネスメールの決まり文句ですね。

その後に Kind regardsやWarm regardsで締めましょう。 SincerelyやSincerely yoursだと、今の時代、堅苦しすぎるイメージになってしまうようです。

 

皆さんも英語でメールを書く際は、上記のポイントを是非参考にしてみてくださいね!

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