【はじめまして】英語のビジネスメール:初めの挨拶で好印象を得るコツ 

エリカ

初めましてのメールはいつも緊張してしまうね。

にゃんまる

まずは名前を言えばいいんじゃない?オッス!オラにゃんまる!みたいな?

ネコ美

もう、にゃんまるは何も知らないんだから!

ビジネスメールで初めて相手に送る時とても緊張すると思います。

英語ビジネスメールのルールを知って、例文などを参考にしながらメールを送れば大丈夫です。

今日は色々な例文を交えながら説明していくので、ぜひ最後まで読んでいってくださいね。

この記事を書いてる人
ロズ
エリカ

ブロガー兼フリーランスの翻訳家。英検1級、TOEIC965点(2021年10月受験)。
高校時代にカンザス州ウィチタへ1年間留学後、アメリカのカリフォルニア州立大学ロングビーチ校へ留学。

英検とTOEICスコア。顔と名字は隠してます!
オット

エリカの夫。英語があまり出来ない。英検3級、TOEIC400点台。

人並みの英語力が欲しくて、Kimini英会話とネイティブキャンプで英会話の勉強中。目標は英語で打倒妻!

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目次

はじめましてのメールを英語で送る前に知っておきたいポイント

ビジネスメール Do(したほうがいいこと)

はっきりと具体的な件名を書く

件名を見て、メールを開くかどうかを決めている人が非常に多いんです。単純で意味のない件名よりも、【Meeting date changed(ミーティング日の変更について)】や【Question about your presentation(プレゼンについての質問)】など分かりやすく短い件名を書きましょう。

挨拶はプロフェッショナルに短く

☓ Hey you guys / Hey
◎Good afternoon/Hello

アメリカ英語では、ビジネス関係の相手でも口語ではかなりカジュアルな言葉遣いをします。例えば【gonna】です。一方でライティングになると、カジュアルすぎる言葉遣いを嫌う人もいます。【Hello】は誰に対してもカジュアル過ぎる事はありません。

相手の名前を挨拶に入れる時は、勝手に省略しないこと

相手の文化を知り、考慮しながらメールを書く

日本相手のビジネスは、海外のビジネスメールの書き方には必ず乗っています。他にアラブ系の国や中国なども丁寧で文章の前後の意味が重要になります。

相手が日本のように出来るだけ丁寧な方がいいのか、それとも簡潔な内容を好む文化なのかを知って、相手の立場にたったメールを送りましょう。

謝るより感謝する

日本では【申し訳ございませんが】や【恐縮ですが】など一歩控えめな表現が好まれます。英語圏でのビジネスメールにおいては、この行為はプロフェッショナルから逆だと思われるパターンもあります。

丁寧に遠回しに書くとビジネスに自信がないと思われてしまうことも

ビジネスメール Don’t (しないほうがいいこと)

ユーモアや皮肉はいれない

ちょっとした笑いを入れようとユーモアのある返しをしたつもりがもめ事の火種になってしまった、というのはよくある話です。

笑いというものは文化やその状況によって変わるので難易度が高くなります。仮に面と向かっていったとしても英語となると通じるかわかりません。

ちょっとした慣用句のようなつもりで、英語で『料理がうまいなら良いお嫁さんになるね』『~人は~が上手だね』といってしまうと、相手に不快な気持ちにさせてしまう場合があります。

相手を本当によく知っていない限り避けてくださいね。いわゆる地雷になりやすいんです。

ネガティブな言葉、受動的な言葉はさける

☓ If it is OK with you, please …(もしよろしければ、どうぞ・・・)
◎Would it be possible to~(~をしていただけますか?)

重要なことでも大文字で送ると、怒っているように見えたりもします。

『HELLO?』とかくと『もしもし!?そこにいるの?』というような怒鳴っているニュアンスになります。

probablyなど不確定な言葉は使わないようにする

あまりはっきりと言葉を書くのに慣れていないと、つい日本語の方に引っ張られて少し謙虚で遠回しな言い方になります。

それが英語では仕事を分かっていないのでは?自信がないのでは?と思われてしまいます。try、think、sorry、maybeなどは避けたほうがいい言葉です。

出来ない場合は出来ない理由を添えて、変更がある場合は謝るのではなく相手の都合を確認するなど、前向きな文章を作ることを心がけてください。

I think we should check this.(これをチェックしたほうがいいと思うんですが)

◎ Let’s check this.(これをチェックしましょう)

△ I am sorry I will be late.(すみません、遅れます) 

 ◎ I will not be able to make it on time. Could you get the copy of the brochure?(時間に間に合いそうにありません、パンフレットを取っておいてもらってもいいでしょうか?)

  

文章の響き(tone)に気をつける

こちらもユーモアと同じ話になりますが、言葉のトーンというものが大事になります。自分にとっては正直に簡潔にと思った文章が相手にとっては怒っていて投げやりと思われることもあります。

声だと伝わることでもメールでは違って伝わることもあるので、自分の書いたメールをもう一度読んでみてください。それだけで大きな誤解を避けることが出来ます。

カジュアルになりすぎない

スラングや省略形は使わないようにして下さい。

書き言葉では【I’ll】【I’m】などの省略形も使わないので、ついメールで書いてしまわないようにしましょう。

フォーマルになりすぎない

相手との関係性(知り合ってどれくらいの期間が立っているか、どのような関係性で知り合ったのか)などが重要になります。フォーマルである分には問題ない!というわけではありません。

テンプレートのフレーズは、ビジネス英語ではなく弁護士や政治家が使うようなフォーマルなものが含まれている場合があります。その場合は関係性に不適切になるので伝えたいことが伝わりにくくなる場合まであります。

周りの人を通して繋がる

いつも共通の知り合いがいるわけではないと思いますが、もしいたら必ず使ってください。共通の知り合いがいることで、自己紹介をする時により深いレベルで会話をすることが出来ます。共通の知り合いがいると全くの他人と相手も思わなくります。

まずメールを書く前に共通の知り合いの存在を見つけましょう。LinkedInなどでもし知っている人が相手の会社にいることを知ったら紹介者でなくても共通項として書きましょう。

英語ビジネスメールは件名が命

件名がとにかく重要です。なぜなら69%ものひとが件名でメールをスパムだと判断しているからです。このようなことが起きないように、件名は完璧でないといけません。

メールを開けたくなるような件名で、個人的で親しみやすいものがいいですが、セールスマンのようでは逆に広告みたいになるのでメールを開いてない場合もあります。。

携帯電話でメールを見る場合は25~30文字程度しか見られないのでできるだけ短く、そして一番最初に最も重要な単語を持ってきます。【Hello】【Nice to meet you】などは文字の無駄遣いとまで言われることもあります。

紹介があった場合は【Erika Recommended I Contact You】や【Referred by Erika】
相手をどこかで見つけてそこから送る場合は【I Found You Through LinkeIn】などが使えます。

初めましてのビジネス相手に英語でメールを送る場合

実際に顔を合わせたり、電話でのコミュニケーションが無理であったり実現不可能である場合は、メールで初めましてとなります。メールでの文書はプロフェッショナルで、短く、書き方に気をつけることで相手にしっかりと自分のことが伝わります。

文法間違い、スペルミス、絵文字や顔文字は絶対にないようにしてください。

エリカ

相手に良い第一印象が残るようにしましょう!

絶対に開いてもらえる英語メールの件名の書き方編

ネコ美

実は件名を書き忘れる人は多いの。必ず最初に書いてね。

英語メールの件名の長さは?

英語ビジネスメールを書く場合は長さに気をつけてください。一般的にパソコンなどの受信箱で見ると約60字なのですが、携帯などの表示は25~30字程度です。

にゃんまる

6~8単語で収めるのがいいんだって

いちばん重要な単語を最初に持ってくること

先程書いたように携帯で見られるのか、パソコンで見るのかこちらからは想像できません。なのでいちばん重要な単語を最初に持ってくることで確実に相手に分かってもらえます。

見られずに削除されてしまうメールは実は多いです。確実に相手に重要な情報を見てもらいましょう。

はじめましての挨拶は件名に書かない

件名に【Hello】【Nice to meet you】【Thank you】と書く人がいますが、こちらはメールの本文に書くことが出来るので件名には書かないでください。

初めましての英語メールの件名例

自分が受け取ったときのことを想像してみるといいかもしれません。簡潔で、今すぐ開けようという気になる件名を書く必要があるということが分かると思います。

初めてメールを送るときの件名例

例文

『Reaching out via Erika Nyanmaru』(にゃんまるえりかさんから紹介されました):相手と共通の相手がいる場合は、そのことを件名入れることも出来ます。相手の名前を入れても良いか必ず確認してください。

『Request to talk about ~』(~について話したいのですが):とても直接的な書き方をしているというのが分かると思いますが、カジュアルなものや主語から始まると広告メールだと勘違いされてしまう場合があります。

『Looking to exchange ideas with ~』(意見交換について):こちらは相手と何かをしたい時に使える『Looking to~』がはいっています。

『Job Application, Erika Smith Applying for Manager Position』:求人申込書、 スミス・エリカ 、マネージャー職に応募します

使える英語メールの件名例

例文

【Meeting Date Changed】:ミーティングの変更

【Quick Question about Your Presentation】:あなたのプレゼンへのちょっとした質問

【Suggestions for the Proposal】:企画案への提案

【Invitation to the Annual Halloween Party】:ハロウィンパーティーへの招待

【Confirmation of Appointment】:予約の確認

初めて英語ビジネスメール:正しい宛名編

日本語でビジネスメールを書く場合肩書きを含めることもあると思いますが、英語では基本的には書きません。

相手の名前を知っている場合の宛名

相手の名前を省略無しで書きます。

例文

『Dear Erika Johnson,』

『Dear Professor Johnson,』:教授など役職を含める場合もある

『Dear Mr./Ms. Johnson,』

『Dear Hiring Manager,』

複数の人に向けた宛名

フォーマルな書き方

例文

『Dear Co-workers(同僚の皆さんへ)』

『Dear Colleagues(同僚の皆さんへ)』

『Dear Hiring Committee(雇用委員会の皆様へ)』

よりカジュアルな書き方が許される場合

『Hello all』

『Hi everyone』

『Hi team』などとチームや全体に向けての挨拶が可能です

名前を知らない相手に向けた宛名

例文

『To Whom may be concern 』 ➡もし相手の名前や性別が分からない場合はこのように書きます。「ご担当者さまへ」という意味です。

『Sir』『Madam』という言い方は古めかしく、現在では排他的とも取られるので、名前がわかる場合は名前を書きましょう。

初めましての英文メールで使える挨拶例

対面の自己紹介と違って、メールや電話での自己紹介に大切なことは、どれだけすっきりとシンプルに適確に用件を伝えていくかということです。

エリカ

受動的な言葉遣いは避けて、ポジティブで自信があるように感じられるような言葉遣いを心がけてください。

英語メールの初めましてのあいさつ例

Hello.「こんにちは。」

これは挨拶に悩んだときには、いつでも使える言葉です。

例文

△I am sending this email for the first time.
(はじめてメールをさせて頂きます)

△I’d like to introduce myself.
(自己紹介させてください)

これらの文章は不必要な場合が多いです。相手が見れば最初に送ってきたことはわかりますし、自己紹介をするのももうわかりきったことだからです。

『I’m』『don’t』『I’d』のような省略形は使わないこと

例文

◎ I am writing in reference to~(~に関してメールを書かせていただきました )

◎ My name is Erika Tanaka, I am a owner of ERK English. (ERK Englishのオーナーの田中えりかと申します)

端的に目的を伝えたり、自己紹介をしてください。相手の時間を無駄にしないことが英語のビジネスメールでは重要視されます。出来るだけ短く書くようにしましょう。

例文

△ I was introduced you by Mr. Tanaka of ERK English.(ERK Englishの田中氏からご紹介いただきました)

◎ Mr. Tanaka suggested I contact you.(田中氏から連絡を取るようご紹介いただきました)

ネコ美

be introducedのような受動態は出来るだけ避けてね

例文

△ I am emailing you on behalf of Mr. Kikuchi of our company.(弊社の菊池の代わりにメールを送っています)

◎I am writing to request further information about your project on behalf of Mr. Kikuchi of our company.(あなたのプロジェクトについてより詳しい情報をいただくために弊社の菊池の代わりにこのメールを書いています。)

1行にしっかりと内容が入るように文章を作りましょう。△の文章では、何のためにということが入っていないので、次の文章で書くことになり無駄に長くなってしまいます。

例文

△ I was referred to you by Mr. Kikuchi.(菊池氏からの紹介でご連絡を差し上げました)

◎ Mr. Kikuchi of our company has referred you about the project.(弊社の菊池氏からあなたのプロジェクトのことで紹介をしてもらいご連絡を差し上げました。)

こちらも受動態の形を避けて、Mr.Kikuchiと紹介者の名前から始めます。そして過去形ではなく過去完了を使います。

送る英語メールで感謝を伝える

例文

◎ Thank you for your purchase from ERK English. (ERK Englishからご購入いただきありがとうございます。

◎ We truly appreciate your business, and we are so grateful for the trust you have placed in us.(お買い上げくださり本当にありがとうございます。私達の商品を信頼してくださりとても感謝しています。)

商品などを購入してくれた顧客に対して送ることの出来るフレーズです。ただ一斉送信するときなどに使われるものでもあるので、個人的な関係がある相手には送らないようにしてください。

英語メールで担当者変更のお知らせをする場合の例文

例文

△ I am writing to introduce myself as the new Manager for ERK English School.

◎ My name is Erika Smith, and I am going to be a new manager for ERK English school.

ERK English スクールの新しいマネージャーになるエリカ・スミスと申します。

例文

△ I am writing to you today to inform you that Erika Smith will be leaving her position on October 4.

◎ Erika Smith will be leaving her position on October 4.

エリカ・スミスが10月4日を持ちまして役職から降りることになりました

I am writing to ~はもう明らかに書いていることは分かるのだから無駄なので避けるようにという人もいます。

例文

◎ Erika Kikuchi will be filling in as the Director of Advertisement.
『fill in』で代わりを務める

◎ Erika Kikuchi is going to fill in for Anne Smith.
◎ Mr.Kikuchi asked his co-worker to stand in for himself at the meeting.
『fill in for~/stand in for』で人の代理、代役を務める

『fill in』は短い期間代わりを務めること、『 stand in』はその時だけ代理を務めるという意味で使われています。

例文

The new manager took over in June.
新しいマネージャーに6月に変わりました。

『take over』は立場を取って代わってそのままそのポジションにいながら働くことについて使います。

英語メールで初めましての自己紹介をどうするか

英語のメールで毎回名乗る必要はある?

日本語でビジネスメールを書く場合、必ず最初に名乗ります。しかし英語でのメールのやり取りの場合は、名前やサインは最後に書いてあるのが通常です。実は名乗ることはしません。

英語メールでは自己紹介をしない?

英語でのビジネスメールでは、必ず最後に署名があります。最初の挨拶は書きませんが、最後の署名で名前などを含むのは必須です。

またメールアドレスも名前や会社名を含んだきちんとしたものを使いましょう。Lovelove@gmail~のようなメールアドレスは避けてください。

カジュアルなメールでは、『My name is~』『I am~』と書いても問題は特にありませんが、ビジネスにおいては最後に書くのが基本です。

エリカ

メールの本文には直接伝えたいことを端的に書きます。名前は最後で大丈夫です。

英語ビジネスメールで名前を伝える場合

最後の名前を見ても相手がわからないであろうと思った場合は、少しの説明とともに自分の名前を書きます。

例文

My name is Erika Smith. We met at the LA Conference last March and discussed ways my company could help you ~.(エリカ・スミスと申します。3月にLAコンフェレンスでお会いして、弊社が~についてお助けできるかについてお話しいたしました。

My name is Erika Smith. Mr. Kikuchi introduced you to me(エリカ・スミスと申します。菊池さんからご紹介いただきました)

英語メールで会社名と部署名を伝える時

『部署』は英語で『department』と言います。『unit』の中に『division』があり、そしてその中に『department』があります。

にゃんまる

大きさ順だと『unit』>『division』>『department』ってかんじだね

部署名 
Strategy戦略部(企画部)
Marketingマーケティング部
Finance財務部
Human resources人事部
Technology技術部
Operations事業部
Sales営業部
Production開発部
Quality management品質管理部
Research and development研究開発部
Legal法務部
Accounting経理部
Public Relation広報部
Purchasing購買部(仕入部)

ビジネスシーンでよく見かける英語の役職一覧

3つの役職レベルの英語表記

役職意味
Executive幹部・重役
Manager部長
Operation and production管理スタッフ・補佐など

海外でよく使われる幹部・重役の役職英語表記

Chief Executive Officer(CEO)最高経営責任者、最高執行官、会長(企業のトップに位置する人)
Chief Operating Officer(COO)最高(業務)執行責任者、社長
Chief Financial Officer/Controller(CFO/CFC)最高財務責任者
Chief Marketing Officer(CMO)最高マーケティング責任者
Chief Technology Officer(CTO)最高技術責任者
President〈主に米〉〔会社の〕社長、代表取締役、頭取
Vice President〈米〉部長、次長、課長、統括責任者
Executive Assistant秘書、役員補佐

イギリスでは『CEO』は『managing director』と言います。

海外でよく使われる役職の英語表記

英語表記役職名
Marketing managerマーケティング部長
Product manager製品マネージャー
Finance manager財務マネージャー
Project manager主担当員、プロジェクトマネージャー
Human resources manager人事部長

Senior ~managerとなると『上級~部長(マネージャー)』になる

日本でよく使われる役職名の英語表記

英語表記役職名
Chairman会長
Vice chairman副会長
President社長
Deputy president/Senior executive vice president副社長
Executive vice president専務
Senior vice president常務
general manager/vice president部長
deputy general manager次長
Manager/section head課長
Assistant manager係長
Staff社員

英語のビジネスメールの最後に必ず書くべき事

結びの一文

求人募集に対して送った場合などは、感謝の気持ちや返事を待つ気持ちなどを含めた一文を入れます。

Thank you for taking the time to review my resume. I am hoping to hearing from you.

相手が送ってきたものに対して反応する時は

I appreciate your input on this matter.(この件に関するアイディア・意見をくださって感謝します)

I will contact you next week with more details.(来週さらに詳細とともにご連絡いたします)

また何かありましたらご連絡くださいを英語でいうと(カスタマーサービスなど)

Please let me know if I can be of any more assistance.(更にアシスタントが必要な場合はお知らせください)

英語ビジネスメールで重要な締めくくり

Sincerely,
Best wishes,
Regards,

などが一般的によく使われます。

避けたほうがいい結語

Take care➡親切に見えるかもしれませんが、何かが起きると予言しているようなあまり良くない響きがあります。そして相手のことをよく知らないことが多いビジネスの場には適さないことが多いです。
Yours truly➡相手をよく知らない場合は書かないほうが無難です。
Respectfully➡政府の文書などでなければビジネスシーンではフォーマルすぎると思われることが多いです。

最後にかならず自分のフルネームを入れる

英語のメールや手紙では最初ではなく最後に自分の名前を入れるのが通例です。自分のフルネームや連絡先などを書きます。メールアドレスは、送っているもの以外にあるのでなければ含める必要はありません。

Erika Smith
Marketing Director, ERK English
111-222-3333

エリカ

最も重要なのは、フルネーム、役職、会社名、そして連絡先です。

さいごに

英語でメールを送る場合重要なのは、英語には英語のメールの送り方のマナーやルールがあるということを知ることです。日本では正しいやり方が、違う文化の方が相手になると子供っぽく見えたり、頼りなく見えたりする場合があります。

相手の文化に合わせたメールを送ることで初めましてのメールを成功させることが出来ます。今日ご紹介したのは一例ですが、相手の文化に合わせたメールを心がけるだけでぐっと自分の考えが正しく伝わるようになります。

その他さまざまな英語ビジネスメール例文集もあるのでぜひご参考にしてみてください。

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下記の記事で、さまざまなオンライン英会話をまとめているのでご覧ください。

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エリカ
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エリカ
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