ビジネス英語メール例文集【そのまま使える保存版】

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ビジネスシーンで英語を使ってメールを出さなければいけない時、いざ書こうとすると、どういう書き出しで始めたらいいのか戸惑ってしまうことってありませんか?

日本のように挨拶から始まる丁寧なメールとは違い、英語では簡潔にわかりやすく用件を伝えるのがポイントです。今回は、そのままビジネスシーンで使える英語てビジネスメールの例文をまとめました!これをおさえておけば、英語メールを送るのもスムーズになるはずです。

目次

 

ビジネス英語メールの書き方のコツ


英語のメールでは、いきなり用件から入るのが普通

日本ではメールを書く際、必ず最初に「平素より大変お世話になっております。」といった挨拶を入れるのがお決まりのパターンとなっています。しかし、英語のメールでは、社交辞令や季節の挨拶などは必要なく、いきなり用件から入るのが普通です。

日本だと社内の人であっても、メールの最初は「お疲れ様です〜」から始まることも多いですが、英語メールではこれは不要です。「Hi」や「Hello」だけ書いて、すぐ本題から話し始めても失礼ではありません。むしろ長過ぎる方が普通じゃないと知っておくことが大切です。

英語でのメールは出来るだけシンプルに!が鉄則

英語でのメールはシンプルにわかりやすく! が基本です。初めてメールを出す相手に対しては、簡単な自己紹介を添える必要がありますが、何度もやり取りしている相手に対しては、Hi Alex, Dear Balintなどの後に、いきなり用件を書いていきます。

英語ビジネスメールのお手本例文

Dear Betty,

My name is Timmy, I am a Marketing Manager at English Hacker college in Sydney.
(シドニーにあるイングリッシュハッカーカレッジのマーケティングマネージャー、ティミーです。)

という具合にスタートし、この後すぐに用件を持ってきて大丈夫です。

I am writing this to seek information about your new products.
(あなたの会社の新しい商品に関する情報が欲しくてメールしました。)

また、本文ではメールを送っている理由を明確にしましょう。

Please send the new brochures to our office by the end of this week.
(新しいカタログを今週末までにオフィスに送ってください。)

相手にアクションを希望する場合は、どのような回答が欲しいのかを分かりやすくはっきりと明記するのがポイントです。

大事なポイントは日本語でのメールと同じですが、「お疲れ様です」「お世話になります」などの枕ことばが少ないのが英語メールの特徴ですね。

英語メールの書き方5ステップと例文

①敬司・あて名(salutation)

  1. Dear Jordan(相手の姓を入れるメジャーな表現)
  2. Dear ABC corporation(会社宛てに送る時)
  3. To Whom it May Concern(担当者が誰かわからない時)

日本語と同じく、まずは最初にあて名を入れます(今回はABC株式会社のMichael Jordanさんにメールを送るというシチュエーションでやってみました)。相手が目上の方や大学教授などであれば『Mr Jordan』や『Professor Jordan』などとします。また、相手が知り合いで一定以上仲の良い相手だったら『Dear Michael』などと名前で呼ぶことも多いです。相手との関係性によって名前か姓かは使い分けてください。分からない時はDear+姓でだいたいOKです。


②一言あいさつ(greeting)

  1. How are you doing?(元気にしてますか?)
  2. I hope that you are doing well.(お元気でしょうか?)
  3. Thank you for your continued support for us at all times.(いつもお世話になってます)
  4. I haven't seen you for a long time.(ご無沙汰しております)
  5. Thank you for~(〜していただきありがとうございます)
  6. I'm sorry for not replying sooner(お返事遅れて申し訳ありません)

本件に入る前に、それほど親しい相手でなければ一言はさみましょう。一般的によく使われるのは1の『How are you doing?』ですので、これをとりあえず挟んでおくだけでも印象アップです。あとはシチュエーション別に使い分けましょう。ここは挨拶程度なので神経質にならなくても大丈夫です。

③要件・本文に入る(body)

  1. I am writing this email because I'd like to ~.(〜の用でメールしています)
  2. This is to confirm~(〜を確認させてください)
  3. We are happy to inform you that~(おめでとうございます、〜をお知らせします)
  4. This email is to inform you that~(〜であることのお知らせです)
  5. It would be great if~(〜していただけると幸いです)
  6. Wolud you pease confirm the following points?(下記確認願えますか?)
  7. I would like to ask you to~(〜をお願いできないでしょうか)
  8. Could I ask you to help me out with~(〜をお手伝いいただけないでしょうか?)

英文メールでは初対面や慣れてない相手には一言あいさつを添えますが、いつもやりとりする相手や同僚相手なら失礼のない範囲で③から書いても問題ありません。この場合はいきなり冒頭から要件に入るのが一般的ですので、何のためにメールをしたのか簡単に説明しましょう。日本語のように文頭からダラダラと書き連ねる必要はありませんので、違いに注意してください。

④本文の締め(End of body)

  1. I am looking forward to hearing from you(お返事お待ちしています)
  2. I will be in touch with you soon(近いうちにご連絡いたします)
  3. Please give my best regards to~(〜さんによろしくお伝え下さい)
  4. Please take good care of yourself.(ご自愛ください)
  5. I look forward to~(〜を楽しみにしております)
  6. I hope I can see you soon.(お会いできるのを楽しみにしてます)
  7. Let me know if you need any help.(手伝いが必要なら言ってくださいね)
  8. I ask for your kind understanding.(ご理解いただけると幸いです)
  9. Will be in touch soon.(また後で話そう)

要件を伝えた後の締めや次の行動を伝えるために一言添えましょう。

⑤結語(Complementary Close)

  1. Truly yours,
  2. Sincerely yours,
  3. Sincerely,
  4. Sincerely yours, 
  5. Best wishes,
  6. Regards,

英語では日本語と違いメールの最後に一言添える文化があるので、忘れないようにしましょう(特に意味はなく、礼儀として添えるだけです)。数字が大きくなるほどカジュアルな表現で、1--2は超フォーマル、3-4は普通、5-6は友達向けという感じになっています。仕事でのメールなら3-4あたりで問題ないでしょう。


そのまま使える!英語メールの例文テンプレートまとめ

英語メールでまず「用件を伝える」時の例文

This is to inform you that …
これはあなたに・・・をお伝えするものです

メール文章のはじめによく用いる言い回しです。「これは・・・をお伝えするものです」として、e メールの用件をはっきりと特定します。これを用いることで、全体の構成が組み立てやすくなります。

【例文】
This is to inform you that I am leaving the company in two months.
これは私が2か月のうちに会社を退職することをお伝えするものです。


英語メールで「相手に依頼・要求をする」時の例文

いきなりお願いをしても失礼になるだけなので、ビジネスコミュニケーションにふさわしい丁寧な表現を使いましょう。英語メールの場合は話し言葉よりもさらに丁寧に書くくらいのイメージでちょうどいいです。

We would like to ask you to …
私たちはあなたに・・・をお願いしたいです

「私たちは・・・したい」という意味を表す We would like to … のあとに ask you to …「あなたに・・・をお願いしたい」をつなげます。to の次には、be 動詞や動詞の原形を用いてセンテンスを作ります。

【例文】
We would like to ask you to be patient.
私たちは、あなたに我慢していただきたい。


Please let us know if you …
あなたが・・・かどうか教えてください

【例文】
The meeting will be held on Saturday.
その会議は、土曜日に開催されます。


I would appreciate it if you would …
あなたがもし・・・してくれたら助かります

I would appreciate it は、「私はそれを感謝します」と訳すことができますが、実際の意味あいとしては、「~してくださいますようよろしくお願いします」「~していただけましたら助かります」として覚えるとよいでしょう。if(この場合の意味は、「もし・・・なら」)をつなげて文章を作ります。

【例文】
Please let us know if you are coming.
お越しになるのであれば、お知らせください。


Please kindly …
恐れ入りますが・・・してください

ていねいに依頼をするときの決まり文句です。kindly は、「恐れ入りますが」「親切にも」という意味あいでとらえます。

【例文】
Please kindly visit our website.
恐れ入りますが私たちのウェブサイトを訪れてください。


We need … urgently.
私たちは・・・が至急必要です。

urgently は、「至急に」という意味です。urgent 「至急」は、ビジネス通信でよく使う表現ですので、We need … urgently. を決まり文句として覚えましょう。

【例文】
We need the following goods urgently.
私たちは、下記の品が至急必要です。


I shall be grateful if you could confirm …
あなたが(もし)・・・をご確認してくださると有り難く思います

I shall be grateful. は、「嬉しいです」「有り難いです」という気持を表すセンテンスです。このセンテンスに if you could confirm … 「もし、あなたが・・・を確認してくだされば」をつなげて、お願いの文章とします。

【例文】
I shall be grateful if you could confirm your participation.
あなたのご参加についてご確認いただけましたら有り難く思います。


Please see more details on …
・・・の詳細をご覧ください

メールの文章では大まかな説明だけをして、詳細を添付ファイルやカタログなどで見てほしいときに使えるセンテンスです。more details が「更なる詳細」で、on の次に our catalog などを付け加えます。

【例文】
Please see more details on our website: www.xxxx.org.
ウェブサイト www.xxxx.org で、更なる詳細をご覧ください。


英語メールで「お知らせ」をする時の例文

Regarding …, please be informed ~
・・・についてですが、~であることをお知らせします

be informed と受け身形になっていますので、直訳すると「通知されてください」という意味になりますが、「お知らせします」と訳すのが適切でしょう。「・・・について」のあとに、「~をお知らせします」として、まとまりのよい文章を作成します。

【例文】
Regarding the above matter, please be informed that he has to make his payment immediately.
上記の件についてですが、彼はすぐに支払いをしなくてはならないことをお伝えします。


We must inform you that …
私たちはあなたに・・・をお伝えしなくてはなりません

「・・・をお伝えしたいのですが」「・・・をお伝えいたします」というニュアンスで、どちらかというと言いにくいことを書く場合に使うセンテンスです。that のあとにどのようなセンテンスもつなげることができます。

【例文】
We must inform you that this is a non-negotiable issue.
私たちは、これは交渉できることでないことをお伝えしなくてはなりません。


英語メールで「確認をする」時の例文

We would like to ask if you …
私たちはあなたが・・・かどうか伺いたい

「私たちは、お伺いしたい」という意味を表す We would like to ask のあとに if you … 「あなたは・・・かどうか」をつなげます。この決まり文句を使うことで、「あなたは・・・かどうか」という意味をカバーするあらゆるセンテンスを作ることができます。

【例文】
We would like to ask if you would sponsor this event.
私たちは、あなたがこのイベントのスポンサーになってくださるかどうかお尋ねしたい。


As we discussed, we would like to …
お話ししましたとおり、私たちは・・・したいのです

As we discussed は、「私たちが話し合ったとおり」という場合の決まり文句です。英文 e メールによる通信では頻繁に用いる表現です。そのあとに we would like to …「私たちは・・・したい」をつなげます。

【例文】
As we discussed, we would like to purchase five of the new cameras.
お話ししましたとおり、私たちはその新しいカメラを5台購入したいのです。


Please let us know if you …
あなたが・・・かどうか教えてください

Please let us know は、「知らせてください」「お教えください」という意味です。if は「・・・かどうか」という意味を表しますから、Please let us know if you … で、「あなたが・・・かどうか教えてください」というセンテンスになります。

【例文】
Please let us know if you are coming.
お越しになるのであれば、お知らせください。


This is to confirm the schedule of …
これは・・・のスケジュールを確認するものです

This is to confirm … は、「これは・・・を確認するものです」という決まり文句です。これに the schedule of … をつなげて覚えてしまいましょう。

【例文】
This is to confirm the schedule of the meeting.
これは、会議のスケジュールを確認するものです。


英語メールで「合意形成をする」時の英語フレーズ

We would agree to pay …
私たちは・・・を(に)支払うことに合意します

We agree to pay … も、We would agree to pay … も、ほぼ同じ意味を表しますが、We would agree to pay … は、would が入ることによって「~したいと思う」というニュアンスを与え、よりていねいな言い回しとなります。

【例文】
We would agree to pay for it.
私たちは、それを支払うことに合意します。


Please note that we would like to …
私たちは・・・したいむね、ご了承ください

note は「注意する」「心に留める」という意味です。Please note は、何らかの注意をうながしたいときに用いる言い回しで、そのあとに that で文章をつなぐことで、that 以下を心に留めてください(ご了承ください)という意味になります。

【例文】
Please note that we would like to videotape the session.
私たちは、そのセッションをビデオ録画したいむね、ご了承ください。


英語メールで「添付ファイル」について言及する時の例文

Please find the … attached.
添付の・・・をご覧ください。

「~が添付されています」「~を添付しました」という際に用いるセンテンスです。直訳すると「添付の・・・を見つけてください」となります。添付するファイルなどがある場合には、ほぼ必ず使用するセンテンスです。

【例文】
Please find the file attached.
添付のファイルをご覧ください。



英語メールで「提案」する時の例文

If it is OK with you, please …
もしよろしければ、どうぞ・・・

If it is OK with you は、「あなたにとってよければ」「あなたがそれでよいと思えば」という意味を表します。「よろしければ、どうぞ・・・」と言いたい場合に便利な表現です。

【例文】
If it is OK with you, please call us tomorrow.
もしよろしければ(よいのであれば)、明日お電話してください。


英語メールで「相手の様子をうかがう」時の例文

We are wondering if …
・・・かどうかと考えています

wonder は、「考える」という意味ですが、「思う」「~かしら」というニュアンスの強い単語です。if をつなげることで、「・・・かどうかと考えている」というセンテンスになります。

【例文】
We are wondering if you would like to come over.
私たちは、あなたがお越しになりたいかどうかと考えています。


If you have any other inquiries, please feel free to …
もしご質問がある場合には、どうぞ・・・してください

If you have any other inquiries は、「もしご質問があれば」というセンテンスとして覚えてしまいましょう。please feel free to … の…部分には動詞が入りますが、「遠慮なく・・・してください」という意味を表します。

【例文】
If you have any other inquiries, please feel free to call us at XXXX-XXXX.
もしご質問がある場合には、どうぞ XXXX-XXXX へ私たち宛てにお電話をしてください。


英語メールで「感謝を伝える」時の例文

Thank you for your …
あなたの・・・に感謝します

簡単な決まり文句ですが、頻繁に用いますので、e メール文章の適切な部分で上手に使うようにしましょう。

【例文】
Thank you for your attention.
注意を向けてくださり有難うございます。


We would like to thank you for ( do )ing ~
私たちは、あなたが・・・してくれたことに感謝します

We would like to thank you が、「私たちはあなたに感謝します」という意味を表します。そのあとに for …ing ~ を付け加えることによって、「あなたが・・・してくれたことに」感謝するとなります。

【例文】
We would like to thank you for attending this year's event.
私たちは、あなたが今年のイベントにご参加くださったことに感謝します。


It was a pleasure meeting …
・・・に会えて光栄でした

It was a pleasure. で「光栄でした」「嬉しく思いました」という意味を表しますので、 It was a pleasure meeting … として、「・・・にお会いできて嬉しかった」と覚えてしまうとよいでしょう。

【例文】
It was a pleasure meeting your family.
あなたのご家族にお会いできて光栄でした。


Please extend my sincere gratitude to …
私からの感謝の気持を・・・に伝えてください

感謝の気持を述べるときの決まり文句です。my sincere gratitude は、「私の心からの感謝の気持」です。extend は「延ばす」という意味ですが、この場合「伝える」と解釈しておくと理解しやすいでしょう。

【例文】
Please extend my sincere gratitude to your father.
あなたのお父様に、私からの感謝の気持を伝えてください。


英語メールで「お詫び」をする時の例文

We would like to apologize for …
私たちは、・・・についてお詫びします

お詫びを述べる際の決まり文句です。We would like to … 「私たちは・・・したい」のあとに、apologize 「詫びる」という動詞をつなげたセンテンスで、for のあとに「何に関することか」を明記します。

【例文】
We would like to apologize for any inconvenience caused.
私たちは、ご不便をおかけしたことを(発生したすべての不都合について)お詫びいたします。


Please accept my sincere … for ~
~に対する私の心からの・・・をお受け取りください

気持を込めて感謝する際の決まり文句です。accept は「受け入れる」という意味で用います。sincere は「偽りのない」「心からの」を表します。for のあとには、感謝する具体的な事柄を明記します。

【例文】
Please accept my sincere appreciation for your support.
あなたの支援に対する私の心からの感謝の気持をお受け取りください。


英語メールで「終わりの一言を添える」時の例文

We look forward to your …
あなたの・・・を楽しみにしています

We look forward to … も、決まり文句として頻繁に使用するセンテンスです。your … を付け加えることで、「あなたの・・・」を楽しみにしているという文になります。

【例文】
We look forward to your order.
ご注文を楽しみにしています。


Please inform us by return if it is …
・・・かどうか、折り返しお知らせください

Please inform us 「私たちにお知らせください」に、by return 「折り返し」を付けて、「折り返しお知らせください」とします。さらに、if it is … 「それが・・・かどうか」とつなげることで、文章を組み立てます。これも決まり文句として覚えてしまうとよいでしょう。

【例文】
Please inform us by return if it is still available.
まだ入手可能かどうか、折り返しお知らせください。


おまけ:メールのどこかに一言添えたい時の例文

やはり日本人気質なのか、どうしても丁寧に用件だけではなく何か一言添えたい! という場合は、以下のようなフレーズがおススメです。

  • It’s been a while.(お久しぶりです。)
  • Hope this email finds you well.(お元気でお過ごしのことと存じます。)
  • Hope everything is going well there. (全て順調であることと存じます。)
  • Thank you for your continuous support for us. (いつも変わらずサポートしてくれてありがとう)

私は最後のフレーズを良く使うのですが、それでも結局重要なのは、いかに簡潔にわかりやすく用件を伝えられるメールになっているかです。

覚えておくと役に立つ!英語メールのシチュエーション別お手本メール

メールを書くシチュエーションごとに、覚えておくと便利なフレーズも合わせてご紹介しておきます。

【初めてメールを送る相手に対して自己紹介をする】

Please let me introduce myself first. My name is Timmy ~ (まずは自己紹介をさせてください。私の名前はTimmy~)

I've got your contact details from my colleague, Alex. (あなたの連絡先を同僚のアレックスから受け取りました。)

【フォローアップのためのメールを送る】

I am writing this to follow up our request that sent to you last Friday. (先週の金曜日に送ったお願いについて、フォローアップさせていただきたくメールしました。)

As per our conversation on the phone, I am going to send your our price list.(先ほど電話で話した通り、料金表をお送りします。)

【添付ファイルを送る】

Please find attached the document. (添付ファイルをご確認ください。)

【良いニュースを伝える】

I am pleased to inform you that your request has been approved. (あなたのリクエストが承認されたことをご報告させていただきます。)

【悪いニュースを伝える】

I regret to inform you that your application was not successful this time. (残念ながらお申し込みが許可されなかったことをご報告させていただきます。)

英語メール、締めのお決まりフレーズはこちら

英語ではメールの書き出しにはあまり注意を払わない代わりに、最後の締めの部分では、定番のフレーズが頻繁に出てきます。

I am looking forward to hearing from you soon. (素早いお返事をお待ちしています。)

やんわりと 「早く返事が欲しい!」と相手にアピールしたい時に使うと◎。

Thank you very much for your understanding.(ご理解いただきありがとうございます。)

If you need any further information, please feel free to contact me. (もしさらに情報が必要な場合は、いつでもお気軽にご連絡ください。)

ビジネスメールの決まり文句ですね。

その後に Kind regardsやWarm regardsで締めましょう。 SincerelyやSincerely yoursだと、今の時代、堅苦しすぎるイメージになってしまうようです。

 

おわりに:もっと英語ライティングの練習をしたい方はオンライン英会話を利用しましょう

以上、いかがだったでしょうか?皆さんも英語でメールを書く際は、上記のポイントを是非参考にしてみてください!

また、覚えた英語を実際に使ってみたい・話してみたい方はオンライン英会話を使って練習することをおすすめします。月額数千円でプロ講師から英会話レッスンを受けることができるので、まずは無料体験レッスンを受けてみましょう。こちらのオンライン英会話・勉強法ガイドをご覧ください。



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