ビジネス英語メール例文集【2021年最新版】

にゃんまる

エリカ!ビジネスメールとやらを書きたいんだ!

エリカ

にゃんまる就職したの?

にゃんまる

よくわかんないけど、ビジネスってかっこいいもんね!

ビジネスシーンで英語を使ってメールを出さなければいけない時、いざ書こうとしても、フレーズを知らなかったり、日本との違いを知らないと、日本語を訳しただけの文や定型文でうまく相手に伝わらなくなってしまいます。

英語でメールを送るときのマナーやルールについても触れながら使えるフレーズをご紹介します。

この記事を書いてる人
ロズ
エリカ

ブロガー兼フリーランスの翻訳家。英検1級、TOEIC950点。
高校時代にミネソタへ1年間留学後、アメリカのロングビーチ大学卒。

日本に帰国後は、英語の家庭教師や翻訳の仕事などに携わる。
野良猫を頻繁に拾ってきて家族に怒られる。料理が得意。とにかく英語と猫が好き。

英検とTOEICスコア。顔と名字は隠してます!
にゃんまる

【すしざんまい】の店の前でエリカに保護されてから、ずっと居候中。

英語に興味があるけれど、なかなか本腰入れて頑張れないダメな猫。
好物はチュールとお刺身。

目次

英語ビジネスメールのマナーとルール

英語でのビジネスメールには様々なマナーやルールがあります。日本のビジネスメールとは真逆の場合もあるくらいなので、ある程度のマナーを知ってからメールを書くとよりスムーズにコミュニケーションが取れます。

ビジネスメール Do(したほうがいいこと)

①はっきりと具体的な件名を書く

件名を見て、そのメールを今すぐ開くかどうかを決めている人が非常に多いんです。単純で意味のない件名よりも、【Meeting date changed(ミーティング日の変更について)】や【Question about your presentation(プレゼンについての質問)】など分かりやすく短い件名を書きましょう。

②挨拶はプロフェッショナルに短く

☓ Hey you guys / Hey
◎Good afternoon/Hello

アメリカ英語では、ビジネス関係の相手でも口語ではかなりカジュアルな言葉遣いをします。例えば【gonna】です。一方でライティングになると、カジュアルすぎる言葉遣いを嫌う人もいます。【Hello】は誰に対してもカジュアル過ぎる事はありません。

相手の名前を挨拶に入れる時は、勝手に省略しないこと

相手の文化を知り、考慮しながらメールを書く

日本相手のビジネスは、海外のビジネスメールの書き方には必ず乗っています。他にアラブ系の国や中国なども丁寧で文章の前後の意味が重要になります。相手が日本のように出来るだけ丁寧な方がいいのか、それとも簡潔な内容を好む文化なのかを知って、相手の立場にたったメールを送りましょう。

謝るより感謝する

日本では【申し訳ございませんが】や【恐縮ですが】など一歩控えめな表現が好まれます。英語圏でのビジネスメールにおいては、この行為はプロフェッショナルから逆だと思われるパターンもあります。

丁寧に遠回しに書くとビジネスに自信がないと思われてしまうことも

ビジネスメール Don’t (しないほうがいいこと)

ユーモアや皮肉はいれない

ちょっとした笑いを入れようとユーモアのある返しをしたつもりが、というのはよくある話です。笑いというものは文化やその状況によって変わるからです。面と向かっていったとしても通じるかわかりません。

エリカ

相手を本当によく知っていない限り避けてくださいね。いわゆる地雷になりやすいんです。

ネガティブな言葉、受動的な言葉はさける

☓ If it is OK with you, please …(もしよろしければ、どうぞ・・・)
◎Would it be possible to~(~をしていただけますか?)

重要なことでも大文字で全て送ると、怒っているように見えたりもします。

probablyなど不確定な言葉は使わないようにする

あまりはっきりと言葉を書くのに慣れていないと、つい日本語の方に引っ張られて少し謙虚で遠回しな言い方になります。それが仕事を分かっていないのでは?自信がないのでは?と思われてしまいます。try、think、sorry、maybeなどは避けたほうがいい言葉です。

出来ない場合は出来ない理由を添えて、変更がある場合は謝るのではなく相手の都合を確認するなど、前向きな文章を作ることを心がけてください。

例:I think we should check this.(これをチェックしたほうがいいと思うんですが)Let’s check this.(これをチェックしましょう)

  I’m sorry I’ll be late.(すみません、遅れます)  I won’t be able to make it on time. Could you get the copy of the brochure?(時間に間に合いそうにありません、パンフレットを取っておいてもらってもいいでしょうか?)

  

文章の響き(tone)に気をつける

こちらもユーモアと同じ話になりますが、言葉のトーンというものは大事です。自分にとっては正直に簡潔にと思った文章が相手にとっては怒っていて投げやりと思われることもあります。

自分の書いたメールをもう一度読んでみてください。それだけで大きな誤解を避けることが出来ます。

カジュアルになりすぎない

スラングや省略形は使わないようにして下さい。書き言葉では【I’ll】【I’m】などの省略形も使わないので、ついメールで書いてしまわないようにしましょう。

フォーマルになりすぎない

相手との関係性(知り合ってどれくらいの期間が立っているか、どのような関係性で知り合ったのか)などが重要になります。フォーマルである分には問題ない!というわけではありません。

テンプレートのフレーズは、ビジネス英語ではなく弁護士や政治家が使うようなフォーマルなものが含まれている場合があります。その場合は関係性に不適切になるので伝えたいことが伝わりにくくなる場合まであります。

日本と違う英語ビジネスメール2つのポイント

英語ビジネスメールでは日本のような挨拶は不要

日本のビジネスメールでは、挨拶文を書くということが普通になっています。例えば【お疲れさまです】【いつもお世話になっております】【初めてメールをさせていただきます】などです。

エリカ

これらは全て不要です。

まず書くべきなのは、そのメールを書いている理由です。出来るだけシンプルに分かりやすい文章にしましょう

英語でのメールはできるだけ短くが重要です

英語での文章は、一行につきいらない文字を1つ2つは削ることを頭に入れて書いていくとうまくいきます。制限がないとつい丁寧に、つい長くなってしまうからです。

初めてのメールでも、自己紹介は簡潔にすることが重要です。

例)My name is Erika Nyanmaru, and I am a translator of ERK ENGLISH.

この程度の短さで十分です。必要ならば経歴を1行付け足しましょう。

英語メールの書き方5ステップと例文

①挨拶の言葉(salutation)

Dear Jordan 親愛なる~様:相手の姓を入れるメジャーな表現
Dear ABC corporation 親愛なる~会社様:会社宛てに送る時
To Whom it May Concern 関係者各位、担当者の方へ
日本語と同じく、まずは最初にあて名を入れます(今回はABC株式会社のMichael Jordanさんにメールを送るというシチュエーションでやってみました)。相手が目上の方や大学教授などであれば『Mr Jordan』や『Professor Jordan』などとします。また、相手が知り合いで一定以上仲の良い相手だったら『Dear Michael』などと名前で呼ぶことも多いです。相手との関係性によって名前か姓かは使い分けてください。分からない時はDear+姓でだいたいOKです。

②一言あいさつ(greeting)

もし初めてメールを送る場合は、短くポジティブな内容の文章を一行はさみます。相手と自分に関係あることで、感謝の気持を伝えたり、前回あったときのことなどを交えて書きます。

◎ It was great to meet you at last night’s networking event.(昨晩は、交流会でお会いできて嬉しかったです)

もし、相手からなにか送られてきたりした場合は、感謝の言葉を挟まみます。

◎ Thank you for sharing your article on management strategies. The findings are valuable. (マネージメント戦略についての記事をシェアしてくださってありがとうございました。とても勉強になりました。)

◎ I really appreciate you taking the time to help me with this project.(このプロジェクトに関して助けていただいて本当に感謝しています。)

頻繁に会う人には、特にこのようなことを書く必要はありません。ビジネスメールは目的をはっきりとさせて、とにかく簡潔に送るのが英文ビジネスメールの鉄則だからです。

③要件・本文に入る(body)

日本人としては、本題に入るときも枕詞を並べたり、本題をすぐにかくと失礼と思われてしまうのではないかと思ってしまうのですが、それは逆です。1つのメールにつき、要件は1つが基本です。はっきりと正確に情報やお願い事を伝えることを頭においてくださいね。

I’d like to invite you to~.(~にあなたをご招待したいと思います)
I am writing in reference to~(~に関してメールを書かせていただきました)
It would be great if~(~していただけると幸いです)
Would you please confirm the following points?(下記確認願えますか?)
I really appreciate if you could help me with~(~をお願いできないでしょうか)
Could you ~(~をしていただけないでしょうか?)

文章の前に前置きを書きすぎる癖がある人は、慣れないかもしれませんがよりシンプルな文章を心がけてください。ポジティブな言葉を入れてより感謝を伝えたい場合は、

◎ I’m so excited to read your report.(あなたの企画書を読むのが楽しみです)
◎ We are confident that you will find this product very reasonable.(この商品をお手頃だと思ってもらえる自身があります)
というように、最初に短いポジティブな単語を入れるようにします。
読む側の時間を大切にして、できるだけ短く分かりやすいものにするというのが海外でのビジネスメールの定番です。

④本文の締め(End of body)


△ I look forward hearing from you.と書くよりも

◎ I’m eager to receive your feedback.(お返事をお待ちしております)
◎ I appreciate your quick response.(素早い返事に感謝します)
◎ Keep me informed of any updates.(なにか新しい情報がありましたらすぐご連絡ください)
などよりプロフェッショナルな響きのフレーズを使うようにするのがおすすめです。

△ Please take care of yourself.(ご自愛ください)
◎ Sincerely,と最後に書くだけで問題ありません。

実際に相手の生活や現状をよく知っていない場合にTake care~と書くと、失礼になる場合があります。

△ I hope I can see you soon.(お会いできるのを楽しみにしてます)
◎ I look forward to discussing the details tomorrow/soon.(明日/またすぐ詳細を話すのを楽しみにしております)

フォーマルなビジネスメールでは、難しくはありませんがしっかりとした文章の響きが重要になるので、より具体的に書く方が良いとされています。

△ Thank you for your understanding.(ご理解くださいましてありがとうございます)
◎ Thank you for your flexibility.(柔軟に対応していただきありがとうございます)

相手に理解を求めるよりも、相手がやってくれたことを具体的に感謝しましょう

△ Will be in touch soon.(また後で話そう)
◎ I’d love to talk further next week, if you’re available.(もしよければ来週もっとお話しましょう)

△は友人に送るレベルでもあるので、会合であった人などにメールで送る場合は具体的に送ったほうがいいですし、社交辞令として送る場合は不必要です。

◎ Please give my best regards to~(~さんによろしくお伝え下さい)

要件を伝えた後の締めや次の行動を伝えるために一言添えることができます。

⑤Letter closing(締めくくり)

この締めくくりに重要なのは、尊敬や感謝をこのメールを見たビジネスパートナーに伝えることです。フォーマルなビジネスメールにおいては重要なこととされていて、下にあるような結びの言葉を書くほうが適切です。

Thank you
Sincerely,
Best wishes,
Regards,

避けたほうがいい結語

Take care➡親切に見えるかもしれませんが、何かが起きると予言しているようなあまり良くない響きがあります。そして相手のことをよく知らないことがおおいビジネスの場には適さないことが多いです。
Yours truly➡相手をよく知らない場合は書かないほうが無難です。
Respectfully➡政府の文書などでなければビジネスシーンではフォーマルすぎます

ビジネスメールをより良くする例文まとめ

英語ビジネスメールで用件を伝える

△ This is to inform you~
◎ I’d like to inform you~
これはあなたに・・・をお伝えするものです

△のThis is to inform you は規約の変更など一斉送信で情報のお知らせなどを行っているような雰囲気なので、◎のI’d like to inform you を使うほうが個人に送る場合はより適切です。

【例文】
◎ I’d like to inform you that the document you asked for has been completed.
あなたに頼まれた書類が完成したことをお知らせします。

英語ビジネスメールで依頼をする

こちらの3つも丁寧ですが上記のものよりもう少し直接的です。短いお願い事であったり、そこまで大げさなものでなければこれらでも十分です。
Could you please ~?
Could you~?
Would you~?

【例文】

△ We would like to ask you to be patient.私たちは、あなたに我慢していただきたい。
◎➡We apologize for any inconvenience this problem may cause you. (不便をおかけすることになり大変申し訳ございません)

◎ Please let us know if you could…
あなたが・・・かどうか教えてください

【例文】

◎ The meeting will be held on Saturday.
その会議は、土曜日に開催されます。

◎ I would appreciate it if you would …
あなたがもし・・・してくれたら助かります

I would appreciate it は、「私はそれを感謝します」と訳すことができますが、実際の意味あいとしては、「~してくださいますようよろしくお願いします」「~していただけましたら助かります」として覚えるとよいでしょう。if(この場合の意味は、「もし・・・なら」)をつなげて文章を作ります。

【例文】

△ Please let us know if you are coming to the meeting. ミーティングにお越しになるのであれば、お知らせください。
◎ Please let us know if you have time available for the meeting. ミーティングができるお時間がありましたらお知らせください

△Please kindly …恐れ入りますが・・・してください
➡please は良いのですが、kindlyはフォーマルなメールでは古いのであまり使われていません。使わないほうがいいと書いてあるビジネスメールサイトも多くあります。

【例文】

△ Please visit our website.(恐れ入りますが私たちのウェブサイトを訪れてください。)
◎ Here’s our website that shows~. (こちらが~の乗っている私達のウェブサイトです)

△We need … urgently. 私たちは・・・が至急必要です。
urgently は、「至急に」という意味ですがビジネスメールでは自己中心的に要求をしているように聞こえる場合があります。

なので、


◎ Could you send us ~ by 【時間と日付】because【理由】?(~なので、~日/時までに~を送っていただけませんか?)
◎ I apologize for the urgency, but could you please ~ at your soonest possible convenience?(急ぎで申し訳ないのですが、できるだけ速く~していただけないでしょうか?)

などと言い換えると、急いでいることと丁寧さが伝わります。

△ We need the following goods urgently. (私たちは、下記の品が至急必要です。)
という文章は、
◎ Could you send us the following goods by tomorrow because we have to finish assembling by Monday.
(月曜日までに全て終わらせないといけないので、明日までに下記の商品を送っていただけませんか?)
と書き換えることが出来ます。

【例文】

△ I shall be grateful if you could confirm …
あなたが(もし)・・・をご確認してくださると有り難く思います

I shall be grateful. は、「嬉しいです」「有り難いです」という気持を表すセンテンスです。現在では日常会話の1部の使い方を除いては、あまり使われなくなってしまいました。

【例文】

△ I’d be grateful if you could confirm your participation.(あなたのご参加についてご確認いただけましたら有り難く思います。)
◎ I would like you to confirm that you’ll be available for the meeting.(ミーティングにご参加いただけるということでよろしいでしょうか)

◎ Please check more details on …(・・・の詳細をご覧ください)

メールの文章では大まかな説明だけをして、詳細を添付ファイルやカタログなどで見てほしいときに使えるセンテンスです。more details が「更なる詳細」で、on の次に our catalog などを付け加えます。

【例文】

◎Please check more details on our website: www.xxxx.org.
ウェブサイト www.xxxx.org で、更なる詳細をご覧ください。

英語ビジネスメールで何かを知らせる

Regarding …(…についてですが),やplease be informed (~であることをお知らせします)
この文章はメールマガジンなどで大量の相手に送る場合に使えます。

I’d like to inform you that

特定の誰かに送る場合は、
 I’d like to inform you that …と主語をつけて送るほうが適切です。

【例文】
◎ Regarding the above matter, I’d like to inform you that Mr. Osaka has to make his payment immediately.
上記の件についてですが、彼はすぐに支払いをしなくてはならないことをお伝えします。

We must inform you that …

私たちはあなたに・・・をお伝えしなくてはなりません
【must】は義務のように絶対にしなければならないことに使います。とても強い言葉なので、必須のルールなどを伝える場合に使うことが出来ます。

【例文】
We must inform you that this is a non-negotiable issue.
私たちは、これは交渉できることでないことをお伝えしなくてはなりません。

英語ビジネスメールで確認をする

We would like to ask if you …


私たちはあなたが・・・かどうか伺いたい
「私たちは、お伺いしたい」という意味を表す We would like to ask のあとに if you … 「あなたは・・・かどうか」をつなげます。この決まり文句を使うことで、「あなたは・・・かどうか」という意味をカバーするあらゆるセンテンスを作ることができます。

【例文】
◎ We would like to ask if you would sponsor this event.
私たちは、あなたがこのイベントのスポンサーになってくださるかどうかお尋ねしたい。

As we discussed ,we would like to …

お話ししましたとおり、私たちは・・・したいのです

「私たちが話し合ったとおり」という場合の決まり文句です。英文 e メールによる通信では頻繁に用いる表現です。そのあとに we would like to …「私たちは・・・したい」をつなげます。

【例文】
◎ As we discussed, we would like to purchase five of the new cameras.
お話ししましたとおり、私たちはその新しいカメラを5台購入したいのです。

Please let us know if you …

あなたが・・・かどうか教えてください

Please let us know は、「知らせてください」「お教えください」という意味です。if は「・・・かどうか」という意味を表しますから、Please let us know if you … で、「あなたが・・・かどうか教えてください」というセンテンスになります。

【例文】

◎ Please let us know if you are able to make it.
もし来られる場合位は、お知らせください。

This is to confirm the schedule of

これは・・・のスケジュールを確認するためのものです

This is to confirm … は、「これは・・・を確認するものです」という決まり文句です。これに the schedule of … をつなげて覚えてしまいましょう。情報を知らせるだけのメールに使うことが出来ます。

【例文】

This is to confirm the reservation of the meeting.
これは、会議の予約を確認するものです。
➡会議室を予約すると送られてくるようなメールに適切な文章です。

英語ビジネスメールで合意をする

We would agree to pay …

私たちは・・・を(に)支払うことに合意します
We agree to pay … も、We would agree to pay … も、ほぼ同じ意味を表しますが、We would agree to pay … は、would が入ることによって「~したいと思う」というニュアンスを与え、よりていねいな言い回しとなります。

【例文】

◎ We would agree to pay the fee.
私たちは、料金を支払うことに合意します。
➡wouldで丁寧になるとも言えますし、今は合意していないけれどします。というニュアンスにもなります。

◎ We agree to pay the fee.
私達は、料金を支払うことに合意します。
➡端的で完全に支払うことに同意したという文章です。

Please note~.という書き方は、以前はよく書かれていましたが特に意味のない言葉なので、
Please note: deadline is June 1st. (お知らせ:期限は6月1日です)よりも
➡Deadline: June 1st.(期限:6月1日)のようにより簡潔に書かれることが好まれます。

【例文】

△ Please note that we would like to videotape the session.私たちは、そのセッションをビデオ録画したいむね、ご了承ください。
◎ We’d like to inform you that we videotape the session. (そのセッションをビデオ録画いたしますことをお知らせいたします。)


英語ビジネスメールで提案をする

△If it is OK with you, please …(もしよろしければ、どうぞ・・・)
If it is OK with you は、「あなたにとってよければ」「あなたがそれでよいと思えば」という意味を表すのですが、ビジネス以外のカジュアルな場ではいいかもしれませんが、もう少しレベルアップした英語もあります。

お願いの提案

◎ Would it be okay if ~?(~となっても良いでしょうか?)
◎ Would it be possible to ~?(~は可能でしょうか?)

同意の提案

◎ Could we ~?(私達~できませんか?)
◎ I was wondering if I could reschedule~.(~の予定変更をしていただけないかと思っておりまして)

【例文】

◎ Would it be possible to reschedule the meeting on Monday?(月曜日のミーティングの予定変更していただくのは可能ですか?
◎ Could we reschedule the meeting to Thursday?(ミーティングを木曜日変更しませんか?)

英語ビジネスメールで確認をする

△ We are wondering if …(・・・かどうかと考えています)
かなり受動的な態度です。私もよく使っていましたが、より自身のある提案をしているような言い換えが出来ます。

◎ What are your thoughts on…?(~に対するお考えをお聞かせください)
◎ I’m writing to see if …?(もし~かどうか確かめるためにこのメールを書いています。)

【例文】

△ We are wondering if you would like to come over.(私たちは、あなたがお越しになりたいかどうかと考えています)
◎ I’m writing to see if you would like to come over.(お越しになりたいかどうか確かめるためにメールさせていただきました。)

【例文】

◎ If you require any further 【information / assistance】, please 【feel free to contact me /let me know】.(もしさらに情報/アシスタントが必要な場合は、気軽に連絡/お知らせください)

◎ Please let me know if you have any further 【 questions/issues 】on this matter.(もしこの件に関しまして質問/問題がある場合はお知らせください

【例文】

If you have further inquiries, please feel free to call us at XXXX-XXXX.
もしご質問がある場合には、どうぞ XXXX-XXXX へ私たち宛てにお電話をしてください。

英語ビジネスメールで添付ファイルを確認してもらう

△Please find the attached.(添付の・・・をご覧ください。)
◎Please find the attached ~ for your reference.

「~が添付されています」「~を添付しました」という際に用いるセンテンスです。△の文章はかなりフォーマルなので、普通のビジネスでは使うことは基本的にありません。19世紀の弁護士のような響きになってしまいます。

そして問題は、この文章が実はそこまでいらないということです。今ではメールに添付ファイルを付けると上にでてくるので、添付ファイルを御覧くださいと言う意味がないと思われている場合が多いです。

日本人的にはつけたくなってしまうのですが・・・。どちらかというと添付ファイルをご覧くださいではなく、I’m sharing 【具体的なファイルの内容】with you.(あなたと【】に共有します)のような文章で書くのがより良いとされています。

【例文】

◎ For reference, I’ve appended the date.(参考資料として、データを添付いたしました)
◎ Could you take a look at the attached the photo.(添付した写真を見ていただけますでしょうか)

このような文章で、添付しましたを表現するとよりナチュラルです。

英語ビジネスメールで感謝を伝える

Thank you for your …

あなたの・・・に感謝します

簡単な決まり文句ですが、ビジネス英語の中でも頻繁に使いますので様々な言い方をマスターしておきましょう。

同僚に送る【例文】

△ Thank you for your attention.(注意を向けてくださり有難うございます。)
悪くはないのですが、情報が広すぎるという問題点があります。何に?と聞かれてしまう抽象的な文章はビジネスメールでは避けたほうが無難です。

直後に情報などを書く場合は
◎ Please be advised that~(that以下のことをお知らせいたします/ご承知おきください)

メールの末文に書く場合は
◎ Thank you for your attention to this matter. (この件についてよろしくお願いいたします。)
がおすすめです。

△ We would like to thank you for ( do )ing ~(私たちは、あなたが・・・してくれたことに感謝します)
スピーチの中ではよく使われますが、文章では固くなりすぎていると捉えられたり、ためらいがあるように聞こえます。

メールなどではもう少し短く
◎ Thank you for your support.(あなたのサポートに感謝します)
◎ We appreciate your~. (私達はあなたの~を感謝します)
と書くとよりシンプルに感謝が伝わります。

【例文】

It was a pleasure meeting you.(あなたに会えて光栄でした)
It was a pleasure meeting … として、「・・・にお会いできて嬉しかった」と覚えてしまうとよいでしょう。
別れの挨拶の時に使えるので、ミーティング後などに使ってみてください。

◎ It’s great connecting with you. (あなたと繋がりをもてて嬉しいです)
◎ It’s a pleasure to get in touch with you. (連絡を取りあえて嬉しいです)

【例文】

◎ It was a pleasure meeting your family.
あなたのご家族にお会いできて光栄でした。

△ I’d like to extend my sincere gratitude to …(私からの感謝の気持を・・・にお伝えしたいです。)
これは基本的には大統領、社長、聖職者に送るような内容です。

my sincere gratitude は、「私の心からの感謝の気持ち」です。extendは気持ちなどを伝える、述べるという意味ですが、ビジネスメールとしても少し固すぎる表現です。

◎ Please give my gratitude to ~.(~にも感謝をお伝え下さい)
◎ Please give my regards to ~.(~にも宜しくお伝えください)
これらは文章の最後にくるので、そこまでかしこまらずに簡潔にしてください。

英語ビジネスメールでお詫びをする

お詫びの仕方

①状況を説明する
②間違いを犯したことを示す
③後悔を表す
④間違いとその結果を受け入れる
⑤ 解決方法を提示
⑥間違いから学んだことを示す
⑦赦しをこう

この⑦つのステップは基本的なビジネス英語での謝罪のメールに入る内容です。

◎ I apologize for
◎ I regret that

【例文】

◎ We would like to apologize for any inconvenience caused.
私たちは、ご不便をおかけしたことを(発生したすべての不都合について)お詫びいたします。

◎ In the future, our focus will be on…, so that this situation won’t repeat itself.(将来このようなことが起きないように、~に注力していきたいと思います。

◎ I understand that our actions meant…(我々の行動が~という意味になってしまったことは理解しております)

Please accept my sincere … for ~

~に対する私の心からの・・・をお受け取りください
気持を込めて感謝する際の決まり文句です。accept は「受け入れる」という意味で用います。sincere は「偽りのない」「心からの」を表します。for のあとには、感謝する具体的な事柄を明記します。

【例文】
Please accept my sincere apology for ~.
~に対する私の心からの謝罪の気持をお受け取りください。

英語メールで「終わりの一言を添える」時の例文
We look forward to your …

あなたの・・・を楽しみにしています

We look forward to … も、決まり文句として頻繁に使用するセンテンスです。your … を付け加えることで、「あなたの・・・」を楽しみにしているという文になります。

【例文】
We look forward receiving your order.
ご注文を楽しみにしています。

△ Please inform us by return if it is …(・・・かどうか、折り返しお知らせください)
Please inform us 「私たちにお知らせください」に、by return 「折り返し(返事をする)」を付けて、「折り返しお知らせください」という意味で使えますが、あまり使われていません。

◎ Please inform us by replying to this email.(このメールに返信してお知らせください)
◎ Please confirm your attendance by replying to this email.(このメールに返信して出席を確定させてください。)

おまけ:メールのどこかに一言添えたい時の例文

どうしても用件だけではなく丁寧に何か一言添えたい! という場合があると思いますが、手紙でのやり取りに使われていたやり取りをそのままメールに使ったり、あまりにフォーマルになりすぎないように気をつけることが重要です。

Hope this email finds you well.(お元気でお過ごしのことと存じます。)
Hope everything is going well there. (全て順調であることと存じます。)
これらの文章は定型文なので、ビジネスメールにおいては不必要と思われる場合が多いです。とにかく内容を簡潔に書くことが重要視されます。

連絡を長い間とっていない人に送る場合は1行入れる場合もありますが、これらの文章には定型文であるという意味以外はありません。How are you?と同じだからです。

なので定型文よりも少しの短い会話で、かつ意味があり、相手と関係する文章を送ります。

◎ How are things in New York?(ニューヨークではいかがお過ごしですか?)
◎ We met at~.(私達~でお会いしたことがあるんです)

など会話がスムーズになるような、個人的な短い文章を付け足すと効果的です。

覚えておくと役に立つ!英語メールのシチュエーション別お手本メール

メールを書くシチュエーションごとに、覚えておくと便利なフレーズも合わせてご紹介しておきます。

【初めてメールを送る相手に対して自己紹介をする】

△ Please let me introduce myself first. My name is Timmy Jackson. (まずは自己紹介をさせてください。私の名前はTimmy~)
◎ My name is Tim Jackson from ABC Company.(私はABC社のティムジャクソンです)

前置きはいりませんので、シンプルに名前を名乗りましょう。

そして連絡先をくれた相手の名前を出してメールをした理由を簡潔に書きます。
◎ Alex suggested I contact you.(あなたと連絡を取るようにアレックスから言われました)
◎I was given your contact details by Alex.(あなたの連絡先をアレックスからもらいました)

【フォローアップのためのメールを送る】

△ I am writing this to follow up our request that sent to you last Friday. (先週の金曜日に送ったお願いについて、フォローアップさせていただきたくメールしました。)

上記だと、すこし具体性に欠けるので、

◎ I am writing to follow up on my email I sent last Friday regarding the meeting next month.(先週の金曜日に送った、来月のミーティングに関してフォローアップしたいのですが)

の方がスマートです。

◎ As per our conversation, I send you our price list.(先ほど電話で話した通り、料金表をお送りします。)
【as per our conversation】が固すぎると思った場合には

◎Last time we spoke ~.(前回お話したように~)
◎ As discussed, (お話したとおり)
なども使えます。

【良いニュースを伝える】

I am delighted to inform you that your request has been approved. (あなたのリクエストが承認されたことをご報告させていただきます。)

【悪いニュースを伝える】

I regret to inform you that your application was not successful this time. (残念ながらお申し込みが許可されなかったことをご報告させていただきます。)

おわりに:もっと英語ライティングの練習をしたい方はオンライン英会話を利用しましょう

以上、いかがだったでしょうか?皆さんも英語でメールを書く際は、上記のポイントを是非参考にしてみてください!

また、覚えた英語を実際に使ってみたい・話してみたい方はオンライン英会話を使って練習することをおすすめします。月額数千円でプロ講師から英会話レッスンを受けることができるので、まずは無料体験レッスンを受けてみましょう。スタディサプリや様々なオンライン英会話にはビジネス英語コースを設けているところもあります。詳しくは、こちらのオンライン英会話・勉強法ガイドをご覧ください。

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