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2016.02.01(Mon) ライティング

英文メールで初めましての挨拶を礼儀正しくする書き方3つのポイント

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ビジネスシーンにおいて、会ったことのない相手に初めてメールを送るのは、なかなか緊張しますよね。顔を見て挨拶するのならともかく、メール上で初対面の挨拶、自己紹介をさらりと表現するのは、慣れてないととまどってしまうことも。

今回は、会ったことのない相手に対して初めてメールを送る際に、気をつけたいポイントをご紹介します!

英文メールで初対面の挨拶を礼儀正しくする書き方3つのポイント

英語_メール_タイピング

ポイント1:書き出しは出来る限りシンプルに書く

ついつい日本語のノリで、書き出しから、「初めてご連絡させていただきます。わたくし、○○会社で営業を担当しております、XXと申します……。」のように、長々と丁寧な文章を書いてしまいがちですが、英語メールでは必要ありません。

前回の「英文メールで相手に伝わりやすい件名の書き方3つのポイント」でもご紹介した通り、英語では、長い文章を書くと、相手に読んでもらえない可能性が高くなります。逆にくどくどと説明しすぎることで、相手に幼稚な印象を与えてしまうことも。

ポイント2: 初対面でも相手の名前は呼び捨てでOK!日本語の感覚は捨てよう

日本語の感覚だと、いきなり敬称なしで相手の名前を書くのは失礼に値するのでは!? と思わず心配になってしまいますが、英語メールでは、逆に親しみを込めて書いている、という具合に捉えられます。なので、書き出しからいきなり、Dear XXXX(相手の名前), と始めてOKです。

ポイント3:自己紹介であることを最初に英語でちゃんと追記する

英語のメールでは、まずは目的から書くことが大事です。なので、最初に初対面であることを明記するため、初メールで使えるフレーズ「Please let me introduce myself(まず、私の自己紹介をさせてください。)」を書いておきましょう。

その後は、簡単な自己紹介(自分が何者であるか)をコンパクトにまとめましょう。例えば、こんな感じです。

  • I am Timmy from English Hacker corporation, Japan.
    (日本のイングリッシュハッカーコーポレーションのティミーです。)
  • I am Alex, working as a Marketing Director at XX college.
    (XXカレッジでマーケティング取締役として勤務しているアレックスです。)
    など、自己紹介は簡潔に、1,2行の短いセンテンスでまとめるようにしましょう。

 

この3つのポイントで、メールの書き出しはOKです。では次に、要件を伝える時に便利なフレーズを見ていきましょう!

 これで怖くない!メールの要件を伝えるのに役立つ定番フレーズ

英語_メール

自己紹介を書き終えたら、何のためにメールを送っているのか、用件は何なのかを相手にはっきりと伝えましょう。その際に役に立つフレーズは以下の通りです。

I am writing this to ask you to send the latest brochures.
(最新のカタログを送っていただけるよう、メールいたしました。)

I am sending you this email to seek your advice.
(アドバイスをいただきたく、このメールを出しております。)

とにかく回りくどい言い方をせず、はっきりとメールを書いている理由を伝えるのが最大のポイントです!

文末に書くと効果的!やんわりと早急な返信を促す表現

初めての相手にメールを送る際、文末に以下のような文章を入れると効果的です。

 I look forward to hearing from you soon.
(すぐにお返事がいただけることを楽しみにしております。)

Your prompt response would be much appreciated.
(早急なご返信、感謝いたします。)

ビジネスシーンで初めての相手とやりとりする場合、相手の仕事の速度、返信の速さが予測できないことが多いですよね。スムーズに仕事を進めるためにも、失礼にならない程度に返事の催促をするのは大切なことです。

そして英文メールの最後は、お決まり文句で締めましょう

  • Kind regards,
  • Best regards

ですね。

 「初対面だから……。」と、ついつい丁寧に長文を書いてしまいがちですが、それだと逆に相手が混乱してしまいます。最悪の場合、面倒くさくて後回しにされてしまう……なんてことも!

出来るだけ用件をシンプルにまとめ、相手が理解しやすいメールを書くよう心がけましょう!

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Timmy

Timmy

日本の大学卒業後渡豪し、今年でシドニー在住10年目。シドニーでカレッジに通いビジネスのAdvanced Diploma を取得。現地の語学学校にてマーケティングスタッフとして勤務。 2011年に技術独立ビザのカテゴリーで永住権を取得。その際にIELTSを猛勉強し、最終的にListening 8.0, Reading 7.5, Writing 7.0, Speaking 7.0の Overall 7.5のスコアを獲得。English Hackerでは英語の発音の勉強の仕方、語学留学、海外就職などについてのコラムを執筆。
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ライタープロフィール
Timmy
Timmy
日本の大学卒業後渡豪し、今年でシドニー在住10年目。シドニーでカレッジに通いビジネスのAdvanced Diploma を取得。現地の語学学校にてマーケティングスタッフとして勤務。 2011年に技術独立ビザのカテゴリーで永住権を取得。その際にIELTSを猛勉強し、最終的にListening 8.0, Reading 7.5, Writing 7.0, Speaking 7.0の Overall 7.5のスコアを獲得。English Hackerでは英語の発音の勉強の仕方、語学留学、海外就職などについてのコラムを執筆。
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