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2013.11.21(Thu) ライティング

ネイティブのような英文ビジネスメールを書くための5つのポイントと超便利表現まとめ

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英文メールを書く時にどんな表現を使えばいいのか、またどういう順番で書けば良いか分からないという経験ありませんか?今回は基本的には日本語のメールとそこまで変わらないのですが、英文メールの特徴をおさえた書き方と頻出表現をまとめてみました。これさえ知っておけば、英文メールはスラスラ書けるようになると思いますので、ぜひチェックしてください。

◆ネイティブのような英文ビジネスメールの書き方と超便利表現まとめ

ネイティブのような英文ビジネスメールを書くための5つのポイントと超便利表現まとめ2

①敬司・あて名(salutation)

  1. Dear Jordan(相手の姓を入れるメジャーな表現)
  2. Dear ABC corporation(会社宛てに送る時)
  3. To Whom it May Concern(担当者が誰かわからない時)

日本語と同じく、まずは最初にあて名を入れます(今回はABC株式会社のMichael Jordanさんにメールを送るというシチュエーションでやってみました)。相手が目上の方や大学教授などであれば『Mr Jordan』や『Professor Jordan』などとします。また、相手が知り合いで一定以上仲の良い相手だったら『Dear Michael』などと名前で呼ぶことも多いです。相手との関係性によって名前か姓かは使い分けてください。分からない時はDear+姓でだいたいOKです。

②一言あいさつ(greeting)

  1. How are you doing?(元気にしてますか?)
  2. I hope that you are doing well.(お元気でしょうか?)
  3. Thank you for your continued support for us at all times.(いつもお世話になってます)
  4. I haven’t seen you for a long time.(ご無沙汰しております)
  5. Thank you for~(〜していただきありがとうございます)
  6. I’m sorry for not replying sooner(お返事遅れて申し訳ありません)

本件に入る前に、それほど親しい相手でなければ一言はさみましょう。一般的によく使われるのは1の『How are you doing?』ですので、これをとりあえず挟んでおくだけでも印象アップです。あとはシチュエーション別に使い分けましょう。ここは挨拶程度なので神経質にならなくても大丈夫です。

③要件・本文に入る(body)

  1. I am writing this email because I’d like to ~.(〜の用でメールしています)
  2. This is to confirm~(〜を確認させてください)
  3. We are happy to inform you that~(おめでとうございます、〜をお知らせします)
  4. This email is to inform you that~(〜であることのお知らせです)
  5. It would be great if~(〜していただけると幸いです)
  6. Wolud you pease confirm the following points?(下記確認願えますか?)
  7. I would like to ask you to~(〜をお願いできないでしょうか)
  8. Could I ask you to help me out with~(〜をお手伝いいただけないでしょうか?)

英文メールでは初対面や慣れてない相手には一言あいさつを添えますが、いつもやりとりする相手や同僚相手なら失礼のない範囲で③から書いても問題ありません。この場合はいきなり冒頭から要件に入るのが一般的ですので、何のためにメールをしたのか簡単に説明しましょう。日本語のように文頭からダラダラと書き連ねる必要はありませんので、違いに注意してください。

④本文の締め(End of body)

  1. I am looking forward to hearing from you(お返事お待ちしています)
  2. I will be in touch with you soon(近いうちにご連絡いたします)
  3. Please give my best regards to~(〜さんによろしくお伝え下さい)
  4. Please take good care of yourself.(ご自愛ください)
  5. I look forward to~(〜を楽しみにしております)
  6. I hope I can see you soon.(お会いできるのを楽しみにしてます)
  7. Let me know if you need any help.(手伝いが必要なら言ってくださいね)
  8. I ask for your kind understanding.(ご理解いただけると幸いです)
  9. Will be in touch soon.(また後で話そう)

要件を伝えた後の締めや次の行動を伝えるために一言添えましょう。

⑤結語(Complementary Close)

  1. Truly yours,
  2. Sincerely yours,
  3. Sincerely,
  4. Sincerely yours, 
  5. Best wishes,
  6. Regards,

英語では日本語と違いメールの最後に一言添える文化があるので、忘れないようにしましょう(特に意味はなく、礼儀として添えるだけです)。数字が大きくなるほどカジュアルな表現で、1–2は超フォーマル、3-4は普通、5-6は友達向けという感じになっています。仕事でのメールなら3-4あたりで問題ないでしょう。

 

以上、いかがだったでしょうか?英文メールの書き方が体系的にまとめられている記事が意外となかったので、自分の勉強も兼ねてまとめてみました。英文でビジネスメールを送る必要がある人はぜひ参考にしてみてください。また、TOEICなどでも英文メール形式は頻出ですので、TOEIC受験者もぜひおさえておきましょう。

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ライタープロフィール
Shin Sasaki
Shin Sasaki
English Hacker編集長でありTOEIC950点のバイリンガル。SLA(第二言語習得論)を研究していた知見から、科学的に誰でも上達する英語学習法を発信しています。本メディア以外にもプレジデント誌での執筆など雑誌・webメディアへの寄稿多数。
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