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2016.02.09(Tue) ライティング

これで伝わる!英語ビジネスメールで件名を分かりやすく書ける表現

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ビジネスシーンにおいて、海外の取引先と英語メールでやりとりする際、大切なのがメールの件名の書き方です。以前もご紹介した通り、海外ではメールの件名だけを見て、その案件の優先順位を決めてしまう傾向があります。

テキパキと効率よく仕事を進めるためにも、相手がすぐに内容を把握できるような、具体的で分かりやすいメール件名のパターンを覚えておきましょう!

英語ビジネスメールで件名を分かりやすく書ける表現

eメール

お礼を言う場合

書き方:”Thank you〜”

例1:7月4日のご訪問ありがとうございました
Thank you for your visit on July.4th.

お礼はやっぱり”Thank you”で始めればOKです。for〜で具体的に何について感謝しているのか伝えると、より感謝の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。

 

相手の注文、リクエストへの確認メールの場合

書き方:”Confirmation of 〜”

例1:Confirmation of Your Booking – Booking No. 12345
ご予約の確定

例2:Confirmation of Your Order – Customer No. XXXX
ご注文の確定

このように、具体的に商品番号や顧客ナンバーを入れてあげると、親切です。

 

相手からの許可が欲しい場合

書き方:”Request for permission”

例:Request for permission to enter the building
ビルへの入場許可願い

相手にお願いすることがある場合はRequestを使いましょう。日本語でもリクエストという言葉はよく使いますが、英語ではもっとフォーマルな「依頼」というニュアンスで使われます。

 

相手からの返信が早急に欲しい場合

書き方:”【Urgent】”

例:【Urgent】Payment: Unpaid Invoice: 123-456
【至急】未払い請求書

最初に【Urgent】をつけることで、相手の目に留まりやすくなります。日本語でも【至急】という件名が使われることがありますね。

 

すでに連絡済みの内容をリマインドする場合

書き方:”Reminder”

例:Reminder: Marketing Meeting on 17th February
リマインド:2月17日のマーケティングミーティングについて

重要な会議の直前には、再度リマインダーメールを送るのが定番です。日本でもリマインドメールはよく見かけると思いますが、英語だと”Reminder”です。remind(思い出す)という英単語から来ているんですね。

 

相手と情報をシェアしたい場合

書き方:”FYI”

例:FYI:Our New Building
参考までに:新しいビルに関して

相手へシェアしたい情報、メールを転送する場合は、FYI(For Your Information)をつけましょう。今ではあまり使わない若い人も多いようですが、まだまだビジネスの場では使われています。

 

よく見かける”Re:”は「返信」という意味

その他、頻繁に使われるのが、Re:XXXXXXという形式です。~について、という意味で度々件名欄に登場します。

Re:Term 4 schedule change

ターム4の時間割変更について

Re: Your Payment Option

支払い方法に関して

Reは、元々「返信」という意味で、返信ボタンを押すと自動的に出てくるものですが、海外では、普通に件名につけて、「~について」という意味合いで使われています。

 

その他よく使われる表現まとめ

他にも、シーンごとによく使う書き方がありますので、まとめてみました。必要に応じて、コピペして使えばOKです!

  • Invoice (請求書)
  • Date (日付) Month, Day+th/rd 例:May, 23rd
  • Quotation of 〜(見積り)
  • Update of 〜 (アップデート)
  • Relocation (移転)
  • Change of 〜 (変更)
  • Budget of 〜(予算)

 

メールの件名は、スムーズにビジネスを進めるために必要不可欠です。相手を動かす、わかりやすい件名を書くよう心がけましょう!

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Timmy

Timmy

日本の大学卒業後渡豪し、今年でシドニー在住10年目。シドニーでカレッジに通いビジネスのAdvanced Diploma を取得。現地の語学学校にてマーケティングスタッフとして勤務。 2011年に技術独立ビザのカテゴリーで永住権を取得。その際にIELTSを猛勉強し、最終的にListening 8.0, Reading 7.5, Writing 7.0, Speaking 7.0の Overall 7.5のスコアを獲得。English Hackerでは英語の発音の勉強の仕方、語学留学、海外就職などについてのコラムを執筆。
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ライタープロフィール
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日本の大学卒業後渡豪し、今年でシドニー在住10年目。シドニーでカレッジに通いビジネスのAdvanced Diploma を取得。現地の語学学校にてマーケティングスタッフとして勤務。 2011年に技術独立ビザのカテゴリーで永住権を取得。その際にIELTSを猛勉強し、最終的にListening 8.0, Reading 7.5, Writing 7.0, Speaking 7.0の Overall 7.5のスコアを獲得。English Hackerでは英語の発音の勉強の仕方、語学留学、海外就職などについてのコラムを執筆。
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