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2016.01.15(Fri) ライティング

英文メールで相手に伝わりやすい件名の書き方3つのポイント

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英語でメールを出すとき、件名の箇所でとまどってしまうことってありませんか? 実は英語メールでは、件名が仕事の進度を左右するくらい重要です。多くの人は、まず件名だけを見て、仕事の優先順位を決めてしまいます。そこで、どのような内容のメールなのか、受信した人が瞬時にわかるような件名の書き方を見ていきましょう!

英文メールで相手に伝わりやすい件名の書き方3つのポイント

英文メール_件名

ポイント1:具体的な内容をシンプルに書く

件名は、短すぎても長すぎてもNGです。短すぎる場合は、迷惑メールと認識されてしまったり、相手に対して失礼な印象を与えてしまう場合があります。また、長すぎる場合は、問答無用で後回しにされてしまうことも!

お礼を言う時

✕Thank you
◯Thank you for your time last Friday

依頼をする時

✕Request
◯Request for the new sales report

たずねる時

✕Inquiry
◯Inquiry about your course fee

 

このように、Thank youやRequest、Inquiryだけでは詳細が伝わらないので、必ず具体的な内容を盛り込むようにしましょう。

 

 ポイント2:便利な英語表現フレーズを知っておく

メールの件名を書く際に頻繁に使われる言い回し、フレーズも押さえておきましょう!

Regarding~(~について)

Regarding our meeting on 3 February (2月3日の会議に関して)
*Regardingの後に前置詞のaboutをつけてしまっている人を良く見かけますが、必要ありません。注意しましょう。

Thank you for ~(~をありがとうございます)

Thank you for your request (ご依頼をいただきありがとうございます)

Inquiry about ~(~についての質問)

Inquiry about the time table (時間割りに関する質問)

Request for ~(~についての依頼)

Request for the new brochure (新しいカタログの依頼)

Change of ~ (~の変更について)

Change of our address (当社の住所変更について)

ポイント3:ネイティブがメールの件名で使う略式英語

ネイティブが英語メールの件名で頻繁に使う略語も一緒に押さえておきましょう。

  • Re:Reply 返信
  • FW:Forwarded 転送
  • FYI: For Your Information 参考までに

 

ちなみに、私はオーストラリアで働き始めたばかりの頃、メールの件名に良く出てくるFYIの意味がわからず、「?」となっていました。(もしかしてFridayのことを言っている? と勝手に想像したりしていました。)

実際英語を使って仕事をしてみると、メールの件名の書き方がいかに大切か、実感するようになります。日本人ほど注意深く、細かくメールをチェックしている人は多くないため、メールの件目から内容が予想できない場合は、返信を後回しにされたり、最悪の場合返信すら来ないなんてことも! また、急ぎのメールの時は、件名の最初に【URGENT】を入れると効果的ですよ。

 

日本語メールと似ているようで違う英語メール、書き方がわかってきたでしょうか?ビジネスをスムーズに進めるためにも、一目で相手に伝わる、わかりやすい件名を書くよう心がけましょう!

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Timmy

Timmy

日本の大学卒業後渡豪し、今年でシドニー在住10年目。シドニーでカレッジに通いビジネスのAdvanced Diploma を取得。現地の語学学校にてマーケティングスタッフとして勤務。 2011年に技術独立ビザのカテゴリーで永住権を取得。その際にIELTSを猛勉強し、最終的にListening 8.0, Reading 7.5, Writing 7.0, Speaking 7.0の Overall 7.5のスコアを獲得。English Hackerでは英語の発音の勉強の仕方、語学留学、海外就職などについてのコラムを執筆。
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ライタープロフィール
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日本の大学卒業後渡豪し、今年でシドニー在住10年目。シドニーでカレッジに通いビジネスのAdvanced Diploma を取得。現地の語学学校にてマーケティングスタッフとして勤務。 2011年に技術独立ビザのカテゴリーで永住権を取得。その際にIELTSを猛勉強し、最終的にListening 8.0, Reading 7.5, Writing 7.0, Speaking 7.0の Overall 7.5のスコアを獲得。English Hackerでは英語の発音の勉強の仕方、語学留学、海外就職などについてのコラムを執筆。
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